Assistant(E) de Direction

CDI
- Temps plein
- Bac+5
- 6-8 BOULEVARD HAUSSMANN
75009 Paris (Haussmann)
FRANCE

Le fonds Midcap Equity de Bpifrance est dédié à l’accélération de la croissance des PME et ETI à fort potentiel. Multi-sectoriel (tech, santé, industrie, services BtoB,), il intervient plus particulièrement pour accompagner les entreprises familiales dans l’ouverture de leur capital, accélérer la croissance via des acquisitions, soutenir le développement international, l’innovation et la digitalisation, et favoriser la transmission actionnariale ou managériale. Il se positionne comme un partenaire actif et de long terme des dirigeants.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e):
**ASSISTANT(E) DE DIRECTION H/F**

Rattaché(e) à la direction Mid Cap vous assurerez l’assistanat de l’équipe ainsi que celui des membres de la Direction. Vous organiserez/coordonnerez les activités quotidiennes de l’équipe, vous contribuerez également à l’amélioration des process internes et vous assurerez la diffusion de l’information.

Vous êtes un appui de taille pour les managers de la direction et intervenez sur des missions à 360°. Vous êtes doté(e) d’une aisance relationnelle. Votre aptitude à travailler en équipe et à nouer de bonnes relations de travail tant en interne qu'en externe avec un entourage professionnel varié est essentielle au bon fonctionnement de l’équipe. Vous avez le sens de la diplomatie, de la confidentialité ainsi qu’une excellente expression orale et écrite. Vous possédez des qualités démontrées d'organisation et de rigueur, êtes reconnu(e) pour votre esprit « facilitateur », votre grande capacité à travailler en autonomie et à être force de proposition.

**Gestion d’agendas complexes et des déplacements**

Vous prenez en charge l’agenda collectif et individuel des membres de l’équipe: montage et préparation des réunions ; réservation de salles ; accueil des visiteurs ;
Vous organisez et assistez aux réunions de l’équipe.

Vous organisez les déplacements professionnels des membres de l’équipe en France et à l’étranger (logistique, visas, feuille de route, dossiers, etc.);
Vous contribuez à l’organisation des événements internes et externes (déjeuners, diners, séminaires, moments de convivialité de l’équipe);
**Organisation du travail administratif et garantie de la qualité de la relation commerciale**

Vous gérez l’accueil des visiteurs et traitez les appels téléphoniques (y compris en langue anglaise) ;
Vous avez la charge de la gestion du courrier (entrant et sortant) et des abonnements presse ;
Vous gérez les notes de frais, les factures d'honoraires ainsi que les commandes de fournitures ou de cartes de visites ;
Vous êtes en charge de la gestion administrative des contrats avec les prestataires du fonds (mise en signature, archivage, etc.) ;
Vous avez la charge du classement quotidien et de l’archivage périodique ;
Vous êtes le/la correspondant(e) pour la gestion des habilitations informatiques de l’équipe et organisez l’arrivée et le départ des nouveaux arrivants et des stagiaires ;
Vous apportez votre soutien aux recrutements des collaborateurs et stagiaires en organisant les entretiens de recrutement et en assurant le suivi avec la RH ;
Vous vous assurez du respect des procédures Bpifrance et des déclarations au RCCI (cadeaux, repas) ;
Vous êtes en charge du suivi des congés de l’équipe.

**Rédaction et préparation de supports d'information**

Vous préparez avec rigueur les dossiers nécessaires aux réunions internes et externes ;
Vous rédigez les notes et les courriers.

Vous avez la responsabilité de la production des supports commerciaux et des brochures commerciales.
- Cette description prend en compte les principales responsabilités du poste ; elle n’est pas limitative_

Issu(e) d’une formation du type Bac +3 en Assistanat de Direction, vous comptabilisez plusieurs années d’expérience professionnelle (5 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement dans le secteur bancaire ou une société de gestion.

Vous êtes dynamique et faites preuve d’une grande réactivité (gestion des urgences et des délais). Vous êtes autonome et avez une bonne capacité d’adaptation. Vous aimez également travailler en équipe.

Enfin, vous maîtrisez parfaitement le pack office (Word, Excel, Powerpoint) ainsi que l’utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise (Teams, Sharepoint, Intranet,...) Vous maîtrisez la langue anglaise, à l’écrit comme à l’oral.

**Travailler chez Bpifrance, c’est plus qu’un métier : c’est une mission, une équipe, un réseau, un écosystème. Une mission unique au service des entreprises que nous sommes fiers de porter ensemble, en alliant le meilleur du public et le meilleur du privé. Une équipe bienveillante, qui saura vous faire grandir pour devenir meilleur chaque