Assistant Administratif

L’université de technologie de Compiègne recrute un assistant administratif au département génie biologique (GB).

Le département GB assure des enseignements en cycle préparatoire intégré, en formation d'ingénieur et formation à la recherche (master et doctorat). Il héberge les laboratoires Biomécanique et Bioingénierie (BMBI) et Génie Enzymatique et Cellulaire (GEC).

Lieu de travail

Compiègne

Type de recrutement et date prévisionnelle de recrutement

Poste ouvert aux personnels de catégorie B (ASI éventuellement) par voie statutaire (mutation, détachement) ou contractuelle (contrat à durée déterminée d’un an, prolongation possible pouvant aboutir à un CDI) - à pourvoir immédiatement

Expérience

Expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative ou sur un poste analogue, fortement souhaitée

Salaire mensuel brut

Suivant statut ou par la voie contractuelle, selon expérience

Pour les fonctionnaires, RIFSEEP : catégorie B - Groupe 2

Volume horaire

37 heures et 30 minutes/semaine - 1 607 heures/an

Mission

Assurer des fonctions polyvalentes d’assistance administrative du département GB. La personne recrutée sera en charge plus particulièrement d’assister la direction du département et le responsable de formation pour la gestion administrative liée aux activités d’enseignement, ainsi qu’à la gestion financière des crédits du département.

Activités principales

I - Secrétariat/communication
- Accueillir, informer, orienter les différents publics (enseignants, vacataires, étudiants, visiteurs) et répondre aux demandes de renseignements (par téléphone et courriel, principalement)
- Assurer la gestion administrative du département liée aux activités d’enseignement et aux suivis de stages
- Participer à des réunions, réunions de l’équipe pédagogique par exemple, réaliser la prise de notes et établir le compte rendu
- Organiser les différentes réunions du département (instances, commissions, comités ), en établir un compte-rendu et assurer un suivi des décisions
- Assurer le fonctionnement administratif du service et le suivi des dépenses financières
- Contribuer au fonctionnement de l’équipe (réunions de travail interne/externe, faciliter la circulation de l’information )
- Participer à l’organisation des différents évènements du département en lien avec les services organisateurs (informations et communication auprès des étudiants, journées portes ouvertes, cérémonie de diplômes )
- Assurer un soutien logistique (locaux, matériels )
- Veiller à l’approvisionnement des fournitures
- Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord, faire des extractions de fichiers
- Assurer le classement et l’archivage de dossiers.

II - Gestion financière
- Établir les ordres de mission (OM), recueillir les justificatifs et renseigner les états de frais
- Assurer la saisie, la gestion et le suivi des commandes (devis, demandes d’achat, suivi de la commande, réception des marchandises et contrôle de la livraison) et les factures afférentes ; recueillir les pièces justificatives à transmettre au service compétent
- Assurer la gestion financière, contribuer à l’élaboration du budget et en assurer le suivi
- Assurer l’interface avec les services/directions de l’UTC (DAF, Agence comptable, DFP, DRI ), et avec les partenaires externes dans le contexte des missions et des demandes d’achat.

Compétences

Connaissances
- Connaissance générale des logiciels de gestion financière et budgétaire publique (SIFAC) ou expérience SAP (progiciel de gestion intégrée)
- Modes de fonctionnement des administrations publiques, en particulier l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Techniques d’élaboration de documents
- Techniques de communication
- Bonne expression orale et rédactionnelle
- Connaissance de l’anglais appréciée.Compétences opérationnelles
- Tenir compte des besoins et contraintes du service
- Savoir rédiger des courriers simples, des comptes rendus de réunions
- Utiliser avec aisance les outils bureautiques (tableur et traitement de texte, notamment) et les outils financiers (SIFAC ou expérience SAP)
- Être synthétique
- Travailler en équipe.

Compétences comportementales
- Rigueur / fiabilité
- Être polyvalent
- Réactivité
- Sens de l’organisation
- Sens de la confidentialité
- Sens du relationnel et de l’accueil
- Adaptabilité.

Diplôme, formation et habilitation
- Diplôme : baccalauréat au minimum, BTS ou diplôme équivalent apprécié
- Domaine de formation : gestion administrative.

Environnement et contexte de travail

La personne recrutée, placée sous la responsabilité de la directrice du département, intègre le pôle administratif composé de deux assistant(e)s. Elle est l’interlocutrice privilégiée des personnels permanents et non-permanents de l’équipe ou des équipes dont elle a la charge.