Adjoint Administratif

L’Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de Vendée - Centre hospitalier Georges Mazurelle accueille et assure, avec ses 1 500 professionnels, la prise en charge de la population vendéenne (du tout petit à la personne âgée) souffrant de troubles psychiques ou de pathologies mentales, sur son site principal à la Roche-sur-Yon en hospitalisation complète, et dans près d’une quarantaine de structures extérieures (hôpitaux de jour, centres médico-psychologiques,) réparties sur l’ensemble du territoire de santé de la Vendée.

L’établissement dispose par ailleurs d’une Maison d’accueil spécialisé (MAS) de 120 places réparties sur deux sites (La Roche-sur-Yon et Longeville-sur-Mer) pour l’accueil de personnes souffrant de poly-handicap, d’un EHPAD et d’une unité de soins de longue durée pour l’hébergement de personnes âgées en perte d’autonomie.

L’assistant(e) de direction assure la mission d’assistanat auprès du directeur adjoint chargé des affaires médicales, des affaires générales et territoriales, de la communication et de la culture (DAMGTC).

Il-elle assure en particulier une mission d’assistance pour le traitement des dossiers intéressant les affaires générales et territoriales ainsi que les dossiers de communication interne.

Les principales missions de l’assistant(e) de direction sont les suivantes:

- Gérer, organiser et optimiser l’agenda du directeur des affaires médicales, des affaires générales et territoriales, de la communication et de la culture (planning, réunions, déplacements, préparation des dossiers )
- Assurer les tâches courantes de secrétariat
- Gestion du courrier papier et électronique (enregistrement et diffusion)
- Interface téléphonique : répondre, filtrer et orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, de leur importance et priorité
- Mise en forme de courriers, documents (courriers, notes, rapports) en respectant la charte graphique institutionnelle
- Enregistrement et prise de notes en réunion, rédaction de compte-rendus
- Suivi des dossiers relevant du Directeur des affaires générales et territoriales
- Organiser les réunions à l’initiative du directeur des affaires médicales, des affaires générales et territoriales, de la communication et de la culture (réservation de salle, coordination des prestations logistiques et techniques,)
- Assurer l’accueil physique et l’orientation des interlocuteurs de la DAMGTC
- Assurer le suivi des congés des agents de la DAMGTC
- Contribuer au suivi des délégations de signature, des compositions des instances (rédaction, diffusion), à la préparation et au suivi du Conseil de surveillance (4 réunions par an)
- Contribuer à la mise à jour des contenus intranet relevant des affaires générales et de la communication, ainsi que des annuaires

Assurer la continuité du secrétariat de direction DG et DAMGTC de façon mutualisée avec l’assistante de direction du Directeur général
- Cycle hebdomadaire : sur une base de 35 heures (avec organisation du temps de travail sur 37 heures 30 avec RTT)
- Amplitude horaire : 9h00-17h30
- Discrétion, respect de la confidentialité et rigueur
- Relationnel agréable et ouvert
- Capacités organisationnelles, esprit d’initiative et capacité à rendre compte
- Capacités rédactionnelles et esprit de synthèse
- Maîtrise de l’outil informatique (connaissance générale du web) et maîtrise du pack Windows office (Word, Excel, Power Point,)
- Maîtrise de soi et adaptabilité
- Capacité à travailler dans l’urgence et à prioriser les tâches
- Capacité à travailler en équipe
- Réactivité face aux situations rencontrées et pertinence dans les réponses apportées

Expérience appréciée en secrétariat de direction

Sous l’autorité hiérarchique et fonctionnelle du directeur adjoint chargé des affaires médicales, des affaires générales et territoriales, de la communication et de la culture, l'assistant-e de direction assure le secrétariat de ce dernier. Elle collabore étroitement avec l’attachée chargée des affaires générales et de la communication interne, et ponctuellement en soutien à la chargée de communication externe.

Elle travaille en lien avec la Direction Générale et les Directions fonctionnelles.

Il-elle est en contact régulier avec des partenaires privés ou publics, les instances de l’EPSM, les organismes de tutelle (ARS et conseil départemental), et les partenaires institutionnels (autres établissements de santé et médico-sociaux), associations diverses.