Chargé de Mission Oraux Gem 2025

Business School reconnue sur la scène internationale et nationale, Grenoble Ecole de Management (GEM) est plus qu’une école. C’est un Business Lab for Society dans lequel 7000 étudiants et plus de 500 collaborateurs apprennent et œuvrent chaque jour pour répondre aux défis de l’Entreprise et de la Société.

Historiquement basée à Grenoble, Capitale Verte Européenne, ville de sciences et de technologies, disposant de campus de formation en France à l’étranger, Grenoble Ecole de Management est une entreprise multi-culturelle de plus de 500 collaborateurs, professeurs et administratifs qui valorise l’expérimentation, l’innovation et la liberté d’entreprendre.

Société à mission depuis 2021, sa raison d’être est d’apporter des réponses, par la formation et la recherche, aux grands défis de la transition écologique, sociétale et économique, et de contribuer à un monde plus résilient, plus juste, plus pacifique, plus responsable. Ses valeurs sont la responsabilité, l’exigence et la bienveillance. Elle s’engage en tant qu’institution pour 5 causes : l’éthique et l’intégrité, l’égalité entre les personnes, l’éducation pour toutes et tous, la paix économique et la transition écologique.

**Rejoignez notre équipe **

GEM recrute un **Chargé de mission oraux 2025 (H/F)**

Vous interviendrez dans le cadre des oraux d’admission de 3 formations:

- Bachelor Digital et Business Development (formation grade de Licence, recrutement post-bac)
- International BBA (idem)
- et Programme Grande Ecole (formation grade Master, recrutement de Bac+2 à Bac+4)

Votre mission portera spécifiquement sur **l’accueil des admissibles**, en supervision d’une équipe d’**admisseurs, en binôme avec le Manager des admisseurs.**
- **Admisseur = un étudiant de GEM recruté en stage pour contribuer à l’accueil des admissibles**_

**L’équipe Admisseurs avec laquelle vous travaillerez**

En 2024 : 140 stagiaires répartis en 6 pôles
- **Pôle Gestion / 12 RH et 4 Gestion**

Les membres du pôle Gestion seront vos bras droits au quotidien. Ils sont missionnés sur le suivi RH des étudiants, la gestion budgétaire (achats et paye), le suivi qualité, etc.
- **Pôle Hospitality / 25 dont 2 chefs d’équipe**

Organisent l’accueil des admissibles sur les campus, les temps de restauration, veillent à leur confort durant leur séjour.
- **Communication / 14 en dont 3 chefs d’équipe**

Animent les réseaux sociaux GEM durant la période des oraux et valorisent les messages de l’école auprès de ses cibles.
- **Animation / 35 dont 4 chefs d’équipe**
- **Logistique / 30 dont 1 chefs d’équipe par sous-pôle**
- **Commercial / 20 dont 1 chef d’équipe**

Participent à la conversion des admissibles au travers d’actions d’argumentaire, d’appels sortants, etc.

**Temporalité des missions**:

- Jusqu’à fin avril : mise en place du projet d’accueil des admissibles dans le cadre d’un Comité de pilotage des oraux (COPIL Oraux)
- Fin avril à début juillet : supervision des différentes phases d’oraux
- Mi-juillet : résultats des différents concours, REX et bilan

**MISSIONS**

**Contractualisation et juridique**
- En lien avec la Direction RH, le service APEP et/ou les scolarités programme, et les aspirants ambassadeurs_
- Valider le nombre et le type de contrats à éditer : stages (sous quelles conditions), missions ambassadeurs, interim
- Identifier les dates exactes de début et fin des missions + lieu d’exercice, en fonction des besoins de chaque concours
- Assurer le respect du cadre légal de travail (horaires, temps de travail, pause)
- Demander aux services concernés (RH / APEP / Scolarité) l’édition des conventions de stage
- Transmettre aux étudiants recrutés le process à suivre et la liste des éléments RH à fournir ; assurer la complétion du process en temps voulu par des relances
- Organiser la signature multipartite des conventions de stage et la distribution aux ambassadeurs de leurs exemplaires signés
- Mettre en place un suivi et une évaluation des stagiaires selon les pré-requis de l’école.

**Organisation logistique des Admisseurs (en binôme)**
- En coordination avec le pôle Gestion et avec l’appui du service Achats GEM_
- Qualifier les profils, constituer les différents pôles et organiser leur hiérarchie
- Allouer les ressources humaines nécessaires par date et par campus
- Organiser les déplacements des stagiaires vers les différents campus (trajets, hébergements)
- Organiser la restauration des admisseurs sur leur temps de travail et de déplacement
- Organiser les astreintes admisseurs soirs et weekend
- Superviser l’organisation d’évènements hors de l’école GEM
- Piloter la collaboration avec l’association Escapade, qui assure une prestation de service durant les oraux

**Planification, suivi RH et paye**
- En coordination du pôle Gestion et avec l’appui des chefs de pôles_
- Planifier le temps de travail de chaque admisseur en fonction des besoins et contraintes
- Suivre la ponctualité et les absences, reporting RH quotidien, hedbo et mensuel.
- Mener des entretie