Responsable de Gestion Administrative

Le Cabinet Merlin est un cabinet de conseil et d’ingénierie intervenant dans tous les domaines liés à l’environnement et à la transition écologique des territoires : l’eau, les déchets, les énergies, les aménagements urbains et la mobilité, pour des missions de maitrise d’œuvre, d’étude, d’audit... auprès des collectivités locales et des industriels.

Le Cabinet Merlin a pour ambition de participer activement à la transition écologique sur tous ses terrains d’action en proposant des prestations de conseil et d’ingénierie pour un monde durable.
- _Nous vous proposons de rejoindre notre service Energie situé à Lyon Gerland.

Le service Energie, créé en 2020, compte 22 collaborateurs répartis dans 2 pôles : Réseaux et Production.

**Description du poste**:
**VOS MISSIONS**

Placée sous la responsabilité des responsables de service, vous serez leur assistant(e) avec deux composantes principales:

- La gestion administrative et financière des dossiers et de l’établissement:
Vous contribuerez à **l’élaboration des offres d’ingénierie** pour des clients publics et des clients privés. Vous aurez en charge **la facturation de nos prestations** (notre ERP est Navision) et le suivi des créances, le suivi des achats du service. Vous suivrez des indicateurs et préparerez des **éléments financiers** permettant à vos responsables d’analyser l’activité et de construire le prévisionnel d’activité.
- La gestion quotidienne de l’établissement et l’assistance aux collaborateurs de l’équipe

Vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique,
- Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres,)
- Participation à la gestion financière du produit Energie en lien avec le chef de service et ses adjoints
- Gestion administrative du service, participation au montage et à la rédaction des offres d’ingénierie
- Suivi des commandes et relances clients
- Participation à la production des documents techniques (planning, analyse d’offres....)
- Contrôle de la qualité des documents produits avant émission aux clients

**Gestion quotidienne de l’agence**:

- Accueil des visiteurs, et gestion des appels entrants,
- Assistance à la production des collaborateurs : vous participerez au montage des offres d’ingénierie, et vous assisterez les collaborateurs dans la diffusion de documents, notamment la gestion des envois, l’archivage
- Gestion des achats : passage des commandes, suivi des réceptions et notamment pour ce qui concerne les prestataires extérieurs
- Participation à la gestion quotidienne des locaux, à l’animation de l’équipe, lien avec les services du siège

**Gestion administrative de nos marchés**:

- Initialiser les contrats : montage des marchés incluant les pièces contractuelles, justificatifs; signatures; réception et enregistrement dans le système d’information NAVISION ,
- Suivre administrativement et financièrement les marchés/contrats des co-traitants et sous-traitants,
- Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable de projet,
- Établir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du contrat (OS, PV, avenants,),
- Émettre les mémoires d’honoraires, décompte définitifs de rémunération sur instruction du responsable d’affaire,
- Suivre les créances clients, relances,
- Gérer les interfaces avec le service comptabilité

**Gestion administrative des marchés de travaux**
- Vérifier la constitution « administrative » des marchés de travaux
- Gérer les signatures des marchés de travaux par le représentant habilité des entreprises et par le maître d’ouvrage
- Réceptionner, initialiser les marchés notifiés dans l’outil de liquidation et en informer le responsable d’agence
- Transmettre les informations et documents au responsable d’affaire et au responsable de projet
- Établir sur demande du responsable d’affaire et gérer les documents contractuels tout au long de la vie du marché (OS, PV, documents de sous-traitance, avenants,)
- Établir les certificats de paiement, décomptes définitifs, sur instruction du responsable d’affaire, en vérifiant l’adéquation avec les données contractuelles du marché
- Signer les documents de gestion pour lesquels elle est habilitée.

**Profil recherché**:
**✨VOTRE PROFIL**

Vous aimez assumer des tâches diverses et êtes organisé dans votre travail. Le poste demande de l’autonomie, de la rigueur et le sens du contact.
- Vous avez des connaissances en facturation, suivi des clients et des contrats

Le respect de chacun est une valeur importante. Vous saurez faire preuve de discrétion.
- Vous utiliserez au quotidien les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que l’ERP de la société (Microsoft Nav). Vous pourrez être amené à utiliser d’autres logiciels tels MS Project ou Powerpoint
- La présentation des documents, la syntaxe et l’orthographe sont importants pour vous.
- Vous travaillerez en équipe avec les membres de votre