Agent D'accueil Et de Gestion Administrative

**Contexte du recrutement et définition de poste**:
Le 3e arrondissement compte une population de 102 000 habitants. La mairie du 3e comprend 43 agents dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes:

- l’identité et la citoyenneté (titres d’identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation administrative est répartie en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.

**Missions-conditions d’exercice**:
Sous l’autorité du-de la responsable du pôle « affaires sociales » et au sein d’une équipe composée actuellement de 3 agents, vous êtes référent logement et polycompétent dans l’ensemble des activités du pôle : petite enfance, logement social et séniors.
- Vous accueillez les demandeurs de logement social et suivez les demandes.
- Vous contribuez au bon fonctionnement du lieu unique d’accueil, d’information et d’orientation, dénommé « PAIPE » : Point Accueil Information Petite Enfance, pour l’ensemble des modes d’accueil concernant la tranche des 0-4 ans de l’arrondissement.
- L’activité séniors concerne essentiellement les sorties estivales (3 à 4 sorties par an) et l’enregistrement des cartes séniors : vous enregistrez les demandes de participation et réceptionnez les chèques.

Interlocuteur des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers conformément au cadre règlementaire.

Le pôle étant susceptible d’accueillir de nouvelles activités, vos fonctions pourraient évoluer dans la polycompétence des tâches.

**Activité principale**:
**Logement social**:
Accueil des usagers:

- Gérer les plannings de rendez-vous
- Délivrer une information fiable, claire et complète concernant les démarches, l’offre disponible (type de logement social, secteurs géographiques )
- Faciliter l’accès des demandeurs au site internet national qui leur permet de créer, modifier, renouveler leur demande

Traitement administratif:

- Enregistrer, mettre à jour et renouveler sur le logiciel les dossiers de demandes de logement social
- Gérer les dédites pour les logements sociaux réservés à la Ville de Lyon
- Préparer les dossiers pour les commissions

**Polycompétence avec les activités petite enfance et séniors**:
PAIPE:
Accueil des usagers:

- Tenir le planning des permanences de préinscriptions pour les directrices d’établissements de Jeunes Enfants
- Informer sur les modes de gardes existants
- Orienter les demandes vers les modes de garde les plus adaptés aux besoins des familles
- Informer et expliquer aux parents les modalités d’inscription dans les Etablissements d’Accueil du Jeune Enfant et le fonctionnement des commissions.

Traitement administratif:

- Saisir et mettre à jour les dossiers de demandes de places dans les équipements de petite enfance
- Délivrer des plaquettes d’information, mettre en forme et envoyer des courriers aux parents
- Préparer, suivre les commissions d’admission

Séniors:

- Accueil des personnes pour l’enregistrement aux sorties et à la carte senior
- Enregistrer les demandes et gérer des listings d’inscriptions

**Participation à un réseau et à des réunions**:

- Participer à un réseau d’échanges avec les partenaires et les acteurs du réseau social
- Participer selon les besoins aux réunions, groupes de travail et commissions

**Suivi d’activité**:

- Mettre à jour et tenir des tableaux de bord
- Archiver les documents

**Activités spécifiques**:
Ponctuellement vous pourriez être amené à intervenir si besoin dans le pôle « affaires publiques » sur des tâches de premier niveau ainsi que la préparation matérielle des élections.

**Profil recherché**:
**Compétences techniques**:

- Connaissance de l'environnement de la petite enfance (différents type d’accueil, fonctionnement d’un équipement d’accueil collectif) et du logement social (missions et compétences des partenaires internes et externes : Préfecture, Métropole, bailleurs sociaux, associations)
- Connaissance du cadre règlementaire des activités
- Maîtrise des outils informatiques (logiciels bureautiques et métiers)

**Compétences relationnelles**:

- Capacité d'adaptation au public concerné et à la situation
- Bonne expression orale et écrite
- Gestion efficace des conflits

**Qualités personnelles**:

- Rigueur, méthode, sens du travail en équipe et discrétion professionnelle.