Assistant de Direction

Descriptif du poste

L’assistant-e de direction est chargé-e d’assister le directeur général de services (DGS) dans l’organisation et la coordination quotidienne de son activité quotidienne, ses interactions internes et externes. Il-Elle participe à la gestion de l’information ainsi qu’à l’organisation des instances décisionnelles et consultatives.

**Organisation et coordination des activités quotidiennes de la Direction générale.**
- Assister le DG dans l’organisation quotidienne de leur travail
- Organiser l’agenda du DG, assurer l’organisation, la préparation et le suivi de leurs réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs prenant contact avec la Direction générale, apporter un premier niveau d’information et orienter vers le service concerné
- Assurer l’organisation des rendez-vous et des déplacements
- Constituer les dossiers préparatoires aux rendez-vous

**Gestion de l’information**
- Favoriser la circulation et les flux d’information
- Traiter les correspondances destinées à la Direction générale
- Assurer la rédaction et la mise en forme de courriers
- Assurer la gestion de l’ensemble de ces informations en appréciant les urgences et les priorités

**Contribution à l’organisation des instances consultatives et décisionnelles de l’établissement**
- Participer aux réunions préparatoires, pour prise de notes et consignation des conclusions
- Diffuser les convocations et les documents de séance, en veillant au respect des échéances
- Assurer le suivi des retours sur convocations (élaboration des listes de présence / absences, gestion des pouvoirs...)

**Gestion administrative**
- Garantir la conservation et la traçabilité des informations traitées par une bonne utilisation des outils, des bases de données et des méthodes d’archivage
- Mettre en place des outils et une méthode de travail permettant une gestion administrative et un fonctionnement efficaces de la Direction générale des services
- Gérer les aspects logistiques (matériels, locaux et fournitures )

Profil recherché

Compétences opérationnelles:

- Première approche en comptabilité/gestion
- Comprendre les enjeux et hiérarchiser les priorités dans un temps contraint
- Comprendre, analyser et gérer l’information
- Garantir la confidentialité des informations et des données
- Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse
- Savoir organiser une bonne circulation de l’information auprès des divers interlocuteurs pour créer un climat propice aux échanges et au dialogue
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion administrative, de classement et d’archivage
- Maîtriser les outils de Bureautique
- Veiller au respect des calendriers et des échéances
- Aimer travailler en équipe et au contact du public et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Savoir rendre compte très régulièrement de l’état d’avancement des dossiers
- Excellentes aptitudes relationnelles et rédactionnelles

Compétences comportementales:

- Travailler en équipe
- Savoir s’adapter à ses interlocuteurs
- Participer de manière constructive à l’amélioration des tâches et des procédures
- Être très réactif et rigoureux
- Respecter le devoir de réserve et de confidentialité
- Sens de l'initiative et de l'organisation
- Rigueur / fiabilité

**Profil recherché**:

- Expérience souhaitée sur le même type de poste/domaine d’activité

Compétences attendues
- LANGUESAucune langue attendue

SAVOIR-ÊTRE
Capacité d'adaptation
Capacité de synthèse

**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Archivage
Bureautique

**Voir plus**

Entreprise
- DEMETER est un cabinet de recrutement spécialisé dans les métiers de l'ingénierie et du développement commercial.
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35 - 35 k€ brut annuel

Prise de poste

Dès que possible

Expérience

Minimum 4 ans

Métier

Assistant de direction

Statut du poste

Cadre du secteur privé

Zone de déplacement

Régionale

Secteur d’activité du poste

CONSEIL POUR LES AFFAIRES ET AUTRES CONSEILS DE GESTION

Télétravail

Partiel possible