Assistant Instances Délibératives Et Commissions

**Missions**:
La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle est la seule à réunir autant de missions et de compétences différentes. Elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l’enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport,...
Forte de plus de 9 200 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d’habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...). La Direction des Assemblées, des Affaires Juridiques et des Assurances (DAAJA) est garante de la sécurité juridique des processus délibératifs et des principaux actes et contrats de la collectivité. Elle pilote l’ensemble de l’activité contentieuse devant les juridictions administratives ou judiciaires. L’assistant intervient dans le traitement des rapports et la préparation et la tenue des commissions thématiques et instances. Il effectue les comptes rendus afférents.
- VOS MISSIONS:
Au titre du Conseil et de la Commission permanente:

- assurer la relecture et la mise en forme des projets de délibérations et traiter les demandes de modifications de ces projets, en lien avec les services opérationnels, les services viseurs et le responsable de l’équipe,
- éditer les documents relatifs aux instances, dont ordres du jour, recueils des délibérations, projets de délibérations, dossiers de séance... et effectuer les publications sur les sites afférents,
- assurer la finalisation des actes (notes au rapporteur...) et procéder au rendu exécutoire des actes (contrôle de légalité, affichage...),
- générer les convocations et prendre en charge le circuit des signatures, la mise sous pli, l’envoi (papier et dématérialisé), l'affichage...,
- gérer le matériel de séance (feuille d’émargement, liste des présents, chevalets, pouvoirs, bulletins de vote, feuille de dépouillement, etc.) et participer aux opérations d’installation des salles pour la tenue des réunions,
- confectionner les registres des Conseils et Commissions permanentes, en vue de leur compilation par année,
- participer aux instances, le cas échéant, en roulement avec les autres agents de l'équipe, et en réaliser les procès-verbaux et/ou comptes rendus (retranscription, relecture, saisie des votes...),
- assurer le reporting de son activité auprès de son responsable hiérarchique,
- participer, le cas échéant, à la relecture et à la mise en forme des projets d'arrêtés en lien avec les autres équipes,
- participer aux mises à jour des procédures de l’équipe, et plus largement du service,
- compléter et mettre à jour les bases de données, tableaux de bord... liés aux activités de l'équipe,
- participer à l’archivage de tous les documents relatifs à l’activité de l’équipe,
- assurer toutes autres missions susceptibles d’être confiées dans le cadre de la gestion des assemblées délibérantes et de leurs évolutions éventuelles.

**Profil**:

- VOS CONNAISSANCES ET COMPETENCES:

- bureautique (word, excel, PowerPoint, Outlook),
- capacités d’analyse et de synthèse,
- prise de note, rédaction de comptes rendus et procès-verbaux,
- excellente orthographe,
- organisation des collectivités territoriales.
- VOS APTITUDES ET QUALITES:

- réactivité et esprit d’à propos,
- rigueur,
- capacité à rendre compte,
- excellentes qualités relationnelles,
- respect de la confidentialité des dossiers traités,
- disponibilité,
- curiosité d’esprit et implication dans l’exécution des missions et activités,
- capacité à planifier son travail et à respecter les délais,
- discernement dans la priorisation des actions,
- aptitude à prendre des initiatives et à être force de proposition.
- CONDITIONS DE TRAVAIL:

- lieu : Hôtel de Métropole, 20 rue du Lac, 69003 Lyon
- temps de travail : 3 cycles de travail hebdomadaires sur 5 jours travaillés, après accord du manager : 35h (7h/jour), 37h30 (7h30/jour + 15 jours d'ARTT) ou 38h45 (7h45/jour + 22 jours d'ARTT)
- déplacements : pas de déplacements prévus dans le cadre des missions
- conditions d’exercices : pas de conditions spécifiques.