Adjoint Administratif

1 - Mission d'accueil
- Assurer l'accueil téléphonique et physique, accueils adaptés aux secteurs d'EHPAD (hébergement complet, hébergement temporaire, accueil de jour).
- Renseigner et conseiller les familles sur les possibilités d'accueil, sur les dossiers d'admission, sur les tarifs... Selon les besoins proposer une visite de l'établissement.
- Accueillir et guider le résident, sa famille et/ou son entourage lors de son admission : constitution des dossiers, vérification des pièces administratives, réactualisation des documents administratifs, inscrire les données administratives du résident dans le dossier informatisé (logiciels administratifs et de soins)
- Informer et conseiller les tiers du résident, renseigner et aider le résident dans certaines démarches.
- Collecter les données ou informations spécifiques nécessaires au fonctionnement de l'établissement.
- Tenir à jour les documents administratifs de l'établissement.
- Consulter les transmissions d'intendance dans le dossier de soins informatisé et, selon besoin, imprimer les propos et transmettre à l'adjoint des cadres ou aux personnes concernées.

2 - Mission de facturation
- Chaque début de mois procéder à la facturation des résidents payants en utilisant les logiciels administratifs.
- Chaque trimestre facturer les titres d’Aide Sociale après avoir réceptionné les ressources du Trésor Public et des représentants légaux.
- Réaliser les titres de facturation « P503 » après avoir reçu le relevé du Trésor Public.
- Gestion des recettes annexes (repas des familles ).
- Suivi mensuel des dépenses de professionnels libéraux (kinésithérapeute, laboratoire )

3 - Mission de gestion administrative
- Transcrire, présenter, organiser et classer l'ensemble où une partie des informations en utilisant la technique bureautique.
- Assurer la gestion des rendez-vous, des messages, prise de note...
- Rédiger et mettre en forme les courriers, les documents divers, les rapports et comptes rendus
- Assurer le suivi des demandes d'admission sur le logiciel « Via Trajectoire ».
- Tenir les dossiers des résidents à jour, organiser leur classement et leur archivage en partenariat avec le deuxième adjoint.
- Préparer les dossiers de demande d'admission pour le médecin et l'équipe pluridisciplinaire. Au besoin les enregistrer et procéder à leur enregistrement dématérialisé.
- Faciliter les liens entre les médecins et les différents interlocuteurs (en interne ou en externe) par la prise d’initiatives adaptées.
- Participer au suivi de l’activité en utilisant les tableaux de bord appropriés.
- Préparer les ordres du jour et convoquer les membres aux diverses réunions ou instances de l’établissement. Préparer les documents de travail.
- Selon besoin, participer aux séances de réunion pour prendre des notes et procéder à la rédaction des comptes rendus.

4 - Missions transversales
- Gestion du GIR annuel pour les besoins de la facturation.
- Participer à l’organisation des réunions du Conseil de la Vie Sociale et assurer la rédaction des comptes rendus.
- Participer à l’élaboration du rapport d’activités.
- Assurer la gestion des dossiers de CGOS et informer, renseigner, conseiller les agents.
- En cas d’absence du deuxième adjoint administratif : trier le courrier, le transmettre aux divers interlocuteurs, assurer les missions de standardiste

Type d'emploi : Temps plein

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Type de contrat:

- CDI

Lieu du poste : Un seul lieu de travail