Secrétaire / Secrétaire de Direction (H/F)

Missions générales
- Gestion du secrétariat de direction du CHDB
- Accueil des personnes : professionnels de l’établissement, partenaires extérieurs
- Réception, traitement, mise en circulation de l’information, des documents, des appels

téléphoniques et messages électroniques, entre la Direction déléguée et les différentes directions et
services
- Organisation des réunions
- Frappe du courrier, enregistrement, expédition
- Rédaction des notes d’information

Activités spécifiques
- Préparation, organisation de réunions, visites, conférences, évènements, instances (Directoire,

Conseil de surveillance, Commission des usagers, Réunion des cadres administratifs et de santé,
Réunion de coordination) ; secrétariat des instances en lien avec le responsable des Affaires
générales; enregistrement des ordres du jour, compte-rendu et tout document lié à l’instance
- Gestion de la boîte mail générique de la Direction du CHDB
- Réception du courrier administratif, tri par direction fonctionnelle
- Suivi et traitement des courriers relevant de la Direction, parapheurs, dossiers, documents dans son

domaine (enregistrement, tri, préparation des éléments de réponse, diffusion, archivages papier et
électronique)
- Mise à jour de l’organigramme de Direction déléguée
- Secrétariat des dossiers d’autorisation (tableau de suivi + dossiers)
- Gestion de l’agenda de la Directrice déléguée (organisation réunions, instances, réservation véhicule,

salles de réunion, congés, frais de déplacement...)
- Préparation et archivage des dossiers réunions et dossiers de travail (étiquettes, fond de dossier...)
- Suivi des échéances dossiers, des réponses à donner
- Prise de notes, frappe et mise en forme de documents, de comptes rendus
- Mise en forme des requêtes OA et certains courriers du service juridique
- Rédaction et diffusion en interne de notes de service, d’information, de décisions (rédaction à partir

d’instructions orales ou manuscrites) publiées par la Direction déléguée
- Alimentation du répertoire H sous CHH (CHNA)
- Astreinte de direction de la CHNA:

- Planification semestrielle des gardes pour les AAH du CHDB,
- Mise à jour des documents de la mallette de garde (papier et informatique sous les répertoires CHDB

et CHH)
- Délégation de signature : travail des délégations en lien avec le secrétariat général du CHH,

enregistrement de la diffusion au RAA, tenue d’un tableau de suivi
- Intranet : mise à jour de l’organigramme du Pôle Management et Logistique / n° de téléphone /

saisie garde de direction du CHDB
- Mise à jour de la signalétique du bâtiment administratif Saint Vincent
- Gestion des conventions des professionnels libéraux (médecins, IDE, kinés, orthophonistes,

**podologues, opticiens, coiffeurs )**: transmission, enregistrement, classement des conventions, et
diffusion de l’information auprès des professionnels concernés du CHDB
- Classement informatique
- Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
- Saisie et mise à jour de bases de données dans son domaine d’activité : contacts, actualisation

annuaire FHF, capacités CHDB.
**Spécificité du poste**:
Relais et polyvalence exercés avec le secrétariat de la Direction des Soins présent dans le même bureau en cas d’absence (réception courrier postal, gestion fournitures de bureau, gestion générale de la réservation des salles et instances spécifiques).
**Les relations professionnelles les plus fréquentes**:

- Directrice déléguée
- Directeur
- Attachés et responsables rattachés à la Direction déléguée
- Cadres administratifs et de santé du CHDB
- Médecins
- Equipe de direction
- Partenaires et intervenants extérieurs
- Tous services du CHDB et directions fonctionnelles de la Coopération Hospitalière Nord Alsace

**Moyens**:

- Bureau partagé, Ordinateur, Accès aux outils bureautiques et de GED, au serveur partagé
- Formation sur le poste
- Doublonnage avec la secrétaire de Direction des soins présente dans le même bureau

**Les compétences et qualités requises**:
Savoirs et compétences
- Secrétariat
- Accueil téléphonique
- Bureautique
- Classement et archivages papier et électronique
- Communication / relations interpersonnelles
- Solides compétences rédactionnelles
- Connaissance du fonctionnement institutionnel d’un établissement hospitalier
- Organisation et fonctionnement interne de l’établissement et des directions de la CHNA
- Droit Hospitalier
- Droits et devoirs de la Fonction publique

Savoir-faire
- Mettre en œuvre des compétences de secrétaire de direction
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de

compétence
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion

documentaire.
- Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionne