Assistant de Gestion Administrative

**Pour savoir ce que nous recherchons, il faut savoir ce qui nous anime ** Notre motivation repose sur nos valeurs : collaboration, transparence et solidarité. Chacun.e apporte une valeur unique à notre collectif. Nos Shifter.euses sont passionné.es et en constante amélioration, avec des qualités d'engagement, de résilience, de créativité et de polyvalence. Alors tu veux en savoir plus ? - **️ Concrètement, un.e Sales & Office Manager Polyvalent.e chez Shift c’est**: - **Ton rôle ?** - Accompagner le développement de l’agence parisienne en prenant en charge l’administration des ventes et la gestion administrative de l’activité IDF/ Paris. - Veiller à la bonne gestion de notre agence Parisienne - Gérer l’administration du personnel Shift niveau “Groupe” - **Tes missions ?** **Administration des ventes**: - Effectuer le contrôle d’activité, des notes de frais, des absences etc - Élaborer la facturation mensuelle - Gérer les relations et les contrats avec les sous-traitants (Freelances) - Exploiter et participer à faire évoluer notre ERP - Être l’interface des différents services du groupe (Commerce, Consultants, DAF,DSI) - Mettre en place et améliorer de manière continue des tâches et processus Gérer les impayés et les litiges éventuels des ventes **Office Manager**: - Assurer l'accueil de l'agence - Être l'interface avec notre syndic de copropriété, le suivi des prestataires - Onboarding : outils IT, présentation Boond, politique de frais, etc. - Prendre en charge les commandes de fournitures de bureau... - Suivre l’inventaire du parc IT (ordinateur, téléphone, accessoires) en lien avec le Service IT - Relever et traiter les courriers physiques - Assurer la communication interne : annonces diverses, rappel des règles des locaux, etc. Participer à l’animation de la vie d'équipe et des événements ponctuels **Administration du personnel “Groupe”**: - Organiser les visites médicales - Suivre et mettre à jour les dossiers individuels du personnel - Piloter la relation aux caisses sociales (mutuelle, retraite, prévoyance) S’assurer de la bonne inscription à la mutuelle + gestion éventuelles problématiques Valider les bordereaux et le suivi des contrats - **C’est aussi** - Renforcer l’appartenance par l’implication en interne et le partage de connaissances, - Transmettre les valeurs de Shift, - Faire preuve de créativité et de prise d’initiative. **️‍️ Te reconnais-tu dans ce poste ?** - **Profil**: - Expérience en facturation et gestion de contrats clients et Freelances (10 ans idéalement - incluant vos éventuelles expériences en alternance). - Expérience de gestion d’un bureau ou d’une agence (5 ans idéalement), accueil, admin, contact client ; - A l’aise avec les outils digitaux - **Qualités**: - Sens du service afin de répondre au mieux aux attentes collaborateurs - Adaptabilité à des interlocuteurs et des environnements divers ; - Organisation pour coordonner son activité en toute autonomie ; - Rigueur et méthodologie pour suivre et faire respecter les process internes ; - Transparence, confidentialité, Analyse et culture du feedback - représentant.e des fonctions support à Paris - coordination avec les équipes Lyonnaises. - Résilient.e, dynamique pour s’adapter aux évolutions de process et aux projets internes. - Pragmatisme, capacité d’anticipation et prise d’initiative, assertivité et culture du résultat. "Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales aux personnes en situation de handicap : Shift est engagé dans une politique Diversité” - **Pour finir de te convaincre**: Nous nous préoccupons de ton équilibre vie pro/perso Télétravail Mutuelle prise en charge à 100% Abonnements transports remboursés à 75% Prime de mobilité douce (700€ /an) Carte Swile d’une valeur de 9€/jour dont 5,40€ pris en charge ️ 9 jours RTT (dont 1 journée de solidarité) Alors Shift est fait pour toi ? **Tu souhaites rejoindre le groupe Shift ? Rien de plus simple ** 2. Un.e Shifter.euse RH t’appelle et c’est parti tu intègres le parcours de recrutement 3. On te rencontre: - Premier entretien avec notre Secrétaire général ainsi que notre Responsable Administration des Ventes pour apprendre à se connaître. Second entretien avec la Directrice des ressources humaines pour te donner de la visibilité sur les enjeux du groupe **Rejoins-nous chez Shift pour construire ensemble ** Si tu veux découvrir davantage notre ADN, notre positionnement et ce qui anime nos Shifter.euses au quotidien, rends-toi sur notre page Welcome To The Jungle Qui sommes nous ? **Qui sommes-nous ?** Shift est un cabinet de conseil indépendant en transformation et innovation digitale, à mi-chemin entre le Business et l’IT. Shift intervient principalement sur des sujets de: - Management de la transformation et valorisation de l’IT ; - Management de projet