Secrétaire Pédagogique

**À propos de nous**:
Nantes Université est un établissement public d’enseignement supérieur et de recherche qui propose **un modèle d’université inédit** en France unissant une université, un hôpital universitaire (CHU de Nantes), un institut de recherche technologique (IRT Jules Verne), un organisme national de recherche (Inserm) ainsi que Centrale Nantes, l’école des Beaux-Arts Nantes Saint-Nazaire et l’École Nationale Supérieure d’Architecture de Nantes.

Ces acteurs concentrent leurs forces pour **développer l’excellence de la recherche nantaise** et offrir de **nouvelles opportunités de formations**, dans tous les domaines de la connaissance.

**Durable**et **ouverte sur le monde**, Nantes Université veille à la qualité des conditions d'études et de travail offertes à ses étudiantes, étudiants et personnels, pour favoriser leur épanouissement sur tous ses campus de Nantes, Saint-Nazaire et La Roche-sur-Yon.

**Mission**:
**FLCE**:
Vous serez en charge du secrétariat pédagogique du Tronc Commun, Beaux-Arts et du parcours HE du Master CPM (hors EDT et conventions de stage pour ce dernier) ; le tout en étroite collaboration avec les secrétariats pédagogiques de Licence et Master, le/la gestionnaire EDT de la composante.

Vos missions principales seront les suivantes:

- **Accueil et communication**
- Accueillir, informer et orienter les étudiants ;
- Suivre la mise à jour les emplois du temps des formations concernées (en lien avec la gestionnaire EDT) ;
- Assurer le suivi de la communication entrante et sortante (mails, téléphone) ;
- Diffuser les informations aux équipes pédagogiques et aux étudiants ;
- Apporter un appui aux enseignants et intervenants dans l'organisation de leurs activités (accueil, logistique, informations pratiques).
- Inscription et suivi des modalités de contrôle des connaissances

**UFR Lettres & Langages**:
Vous assurerez le secrétariat d’un ou de plusieurs départements/ formations/ parcours.

ACCUEIL ET ADMINISTRATION DES DÉPARTEMENTS

Assurer la permanence d'accueil physique et téléphonique (accueillir et informer enseignants et étudiants)

Réceptionner le courrier, les messages électroniques via les comptes de messagerie génériques et nominative, répondre aux demandes de renseignements et transférer les informations.

Assister à la gestion des calendriers (Commissions pédagogiques, jurys).

Communiquer les messages entre enseignants, étudiants et services de l'université, chercher des informations.

Orienter les étudiants et les nouveaux arrivants.

Mettre à jour les documents d'information vers le public (livrets, pages Web du département etc.)

Compléter et diffuser les documents à destination de l'équipe pédagogique, de la commission pédagogique et du jury d'examen

Assurer la mise en reprographie et la réception des livrets étudiants et documents pour les journées portes ouvertes.

Effectuer des réservations ponctuelles de salle.

Classer et constituer les archives des départements.

**Profil**:
Formation et/ou qualification : Bac, maîtrise des outils informatiques

Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : a mínima une première expérience administrative. La connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur serait un plus

**Compétences et connaissances requises**

**Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires**:
Connaissance de l’environnement de l’enseignement supérieur et de l’organisation des enseignements

Utilisation des outils bureautiques et informatiques, culture internet

**Savoir-faire opérationnels**:
Mettre en œuvre une procédure

Savoir accueillir du public

Savoir rechercher l’information et la vérifier

Travailler en équipe,

Techniques d’élaboration et de classement de documents

**Savoir-être**:
Rigueur/fiabilité

Savoir gérer son activité dans un calendrier contraint

Réactivité

Sens relationnel