Assistant de Direction

**À propos de nous**:
L’Université de Bretagne Occidentale est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), riche de sa diversité en termes de domaines de formations et de champs de recherche.

Elle œuvre pour la production du savoir, sa transmission et sa valorisation. Engagée au cœur de la cité, elle contribue à la formation de citoyens et de citoyennes libres et responsables, dans le respect des valeurs humanistes : la responsabilité, le respect, l’intégrité, l’inclusion et la solidarité.

Forte des 23 000 étudiants, 1 300 enseignants-chercheurs et chercheurs et 900 personnels administratifs et techniques qui la font vivre au quotidien, l’UBO réussit le pari d’être une université de proximité, tout en rayonnant au niveau national et international. Elle figure en bonne place de deux classements internationaux qui font référence pour les universités dans le monde : le classement thématique de Shanghai, où elle est classée dans 8 disciplines et se démarque particulièrement en océanographie avec la 5e place mondiale, et le Times Higher Education (THE), où elle se positionne dans la première moitié du classement dans 8 catégories, parmi les 1900 universités classées.

L’UBO concentre une large partie de son activité sur le site brestois, mais elle est aussi présente au nord (Morlaix) comme au sud (Quimper) du Finistère et s’étend à l’ensemble de la Bretagne avec les sites de l’Institut National Supérieur du Professorat et de l’Éducation à Rennes, Vannes et St Brieuc.

L’UBO fait également partie de l'Université européenne SEA-EU qui rassemble neuf universités partenaires : l’Université de Cadiz (Espagne), l’Université de Kiel (Allemagne), l’Université de Gdansk (Pologne), l’Université de Split (Croatie), l’Université de Malte, l’Université de Bodo (Norvège), l’Université de Faro (Portugal) et l’Université de Naples (Italie). Cette alliance vise à renforcer la mobilité des étudiants et des personnels des universités et à améliorer la qualité, l'inclusivité et la compétitivité de l'enseignement supérieur européen.

L’UBO recherche des femmes et des hommes de talent pour assurer sa mission de service public et contribuer à son rayonnement.

**Mission**:
**LE POSTE ET LES MISSIONS**

**Votre mission principale ?**

Vous serez chargé d’assurer l'assistanat de la direction de l'UFR, de la Responsable Administrative et financière et du secrétariat général de la Faculté des Lettres et Sciences Humaines site de Brest.

**Vos activités ?**
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure (enseignants -chercheurs, personnels, étudiants, partenaires, etc.).
- Vous gérez le courrier (arrivées - départs), la messagerie, les plannings (rendez-vous et réunions du directeur et de l’équipe de direction).
- Vous organisez la logistique des réunions internes/ externes et des déplacements.
- Vous participez à la préparation et au suivi des Conseils de faculté.
- Vous organisez et participez au protocole.
- Vous renseignez les contrats ou conventions en relation avec les services concernés et les différents partenaires et organisez le circuit de signature des documents.
- Vous suivez certains dossiers et relancez les interlocuteurs internes et externes (appels à projets, etc.)
- Vous saisissez et mettez en forme des documents divers (courriers, compte
- rendus de réunions, etc.).
- Vous renseignez des tableaux de bord selon les instructions reçues.
- Vous tenez et mettez à jour les bases de données dédiées à la gestion.
- Vous réalisez les opérations de gestion courante.
- Vous diffusez les informations internes et externes relatives au fonctionnement de l'unité.
- Vous assurez la gestion administrative des campagnes de recrutement et de sélection des personnels de l'UFR.
- Vous accueillez les nouveaux personnels (accès parking, les codes copieurs, les remises de clés).

**Profil**:
**VOTRE PROFIL**

Titulaire d’un diplôme homologué niveau bac+2, vous maitrisez les outils de bureautique (Word et Exel) et disposez de réelles aptitudes à la prise en main et l’utilisation de logiciels.

Vous avez idéalement une connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur (et des dispositifs de formation) et êtes reconnu(e) pour votre capacité à intégrer rapidement des procédures.

Vous devrez faire preuve d’écoute, de réactivité et d’adaptation face aux sollicitations d’un public varié.

Vous appréciez être polyvalent(e) et multitâches.

Rigoureux(se), organisé(e), vous savez gérer vos priorités et les documents dans des fichiers partagés.

Vous avez de réelles capacités rédactionnelles et êtes à l’aise avec des données chiffrées.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous avez le sens de l’accueil et aimez travaillez en équipe.

**POURQUOI NOUS REJOINDRE** ?**
- Intégrez une université innovante, internationale, qui dispense une recherche pluridisciplinaire de pointe.
- Partagez les valeurs fortes du service public : continuité, engagement, intégrité, loyauté,