Adjoint Au Responsable Service

Description de l'établissement:
Le Centre Hospitalier d’Avignon est le **premier acteur de santé** du département de Vaucluse et l’établissement support du Groupement Hospitalier du Territoire qui comprend 10 établissements hospitaliers publics.

Fort de ses **959 lits et places**, développant un panel très large d’**activités de soins de proximité et de recours **organisé **en 8 pôles cliniques** et 3 pôles médicotechniques, il est également le premier employeur du département avec **3580 collaborateurs **dans plus de 100 métiers. Son budget est de 335 M€.

Le projet de l’établissement comporte un important programme de travaux d’extension et de modernisation TERRAH portant sur 400 lits, et des services comme la réanimation, les urgences et la dialyse.

Il met également l’accent sur le développement de l’offre de soins sur le territoire, la recherche et l’innovation, la transformation de la gouvernance et la responsabilité sociale et environnementale des organisations.

Description de la mission:
A - PRESENTATION DU PERIMETRE
- Services AGF : 12 agents et pharmacie : 6 agents.
- Principales missions des services:

- Approvisionnement, gestion des engagements et des réceptions:
Mise à jour des référentiels produits, fournisseurs et suivi des offres de prix

Gestion des engagements du pôle PAS inclus opérations de travaux

Imputation comptable et structurelle

Constitution des dossiers d’immobilisation / Réformes

Gestion de l’approvisionnement des stocks du magasin général

Suivi des commandes

Contrôle du service-fait

Gestion des réceptions en collaboration avec le magasin général (si réceptions sur ce site)

Suivi de l’exécution des marchés
- Gestion des factures, avoirs et du mandatement:
Mise à jour des référentiels produits, fournisseurs (RIB) et suivi des offres de prix en relation avec l'équipe approvisionnement

Gestion des factures du pôle PAS

Gestion des avoirs

Demande d’émission de titres de recette (escomptes, pénalités, avoirs non déductibles sur factures,)

Suivi de l'exécution des marchés et respect des conditions de marché

Gestion du mandatement

B - ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE DE TRAVAIL:
**Mission principale**: Organiser et assurer le fonctionnement optimum des services de gestion des approvisionnements et gestion des factures du Centre Hospitalier d’Avignon.

1 / MANAGEMENT DES GESTIONNAIRES ET SECRETAIRES
- Supervise le travail des agents
- Gère les plannings et les planifications réglementaires sous la responsabilité du chef de service
- Evalue les agents
- Met en œuvre l’organisation du service et propose des améliorations
- Participe activement à l’élaboration des projets des services
- Participe à l’élaboration des procédures et vérifie leur correcte exécution
- Organise la diffusion de l’information et des consignes à l’équipe en fonction des procédures et des changements validés par le responsable du service
- Contrôle la qualité et l’exhaustivité des activités à réaliser par le service

2 / ACTIVITE DE GESTION ET COMPTABLE
- Organise et assure la prise en charge des commandes, des approvisionnements et leur suivi de manière qualitative et réactive
- Intègre les marchés dans la GEF
- Assure la gestion des priorités
- Gère l’approvisionnement, les ruptures et les demandes des services
- Contrôle l’exhaustivité des informations relatives aux immobilisations
- Veille à la bonne communication interne et externe, à la rigueur, la qualité, la réactivité des échanges envers les services du CHA et des fournisseurs
- Rend compte au chef de service des statistiques d’activités, dossiers litigieux, factures non payées, anomalies et incidents rencontrées
- Contrôle et valide les titres de recettes émis et annulation réémissions de mandat, assigne un mandat non payé pour réaliser la déduction
- Suit et déduit les encours dus par les fournisseurs avec la Trésorerie Principale et la Direction des Affaires Financières

3 / ACTIVITE BUDGETAIRE
- S’assure de la disponibilité des crédits sur les comptes et alerte en cas d’anomalie
- Prépare les virements de crédits
- Participe au suivi budgétaire et à l’élaboration de l’EPRD
- Participe aux opérations de clôture
- Participe à la mise en œuvre des contrôles internes et externes
- Prépare la réalisation et participe au compte-rendu des inventaires

C - COMPETENCES REQUISES
- **Compétences informatiques**:

- Maîtrise des outils informatiques et statistiques
- Maîtrise des logiciels de gestion économique et financière et de gestion des stocks
- **Compétences techniques**:

- Connaissances:

- Comptabilité
- Contrôle de gestion
- Maîtrise de l’organisation d’un service et du management d’équipe
- Connaissances détaillées:

- Gestion administrative, économique et financière
- **Qualités professionnelles requises**:

- Compétences en communication
- Qualité