Assistant Customer Support

**QUI SOMMES-NOUS ?**

L’activité Systèmes de missions de défense fournit des équipements, des solutions et des services liés aux systèmes de combat électroniques, de surveillance et de reconnaissance, de combat naval, de surface et de lutte sous la mer.

Sur le Campus Thales Bordeaux, nous concevons, développons et livrons des systèmes, des équipements et des services pour assurer la réussite des missions aéroportées de nos clients, dans les domaines du transport, de la surveillance et du combat.

La Direction Customer Support & Services recherche un **Assistant F/H**, poste basé sur le Campus Thales Bordeaux à Mérignac (33).

**QUI ETES VOUS ?**

Vous êtes expérimenté en assistanat d'équipe ou Direction?

Vous êtes reconnu pour votre sens de l'organisation, votre rigueur, votre proactivité, et votre capacité à gérer de multiples tâches simultanément ?

Vous savez travailler de manière autonome tout en étant un membre actif d'une équipe?

Vous possédez un excellent sens du relationnel, et de bonnes compétences en communication écrite et orale?
Vous maîtrisez les outils bureautiques Outlook, Word, Excel, et PowerPoint?
Vous avez des compétences en planification et coordination d'événements et une connaissance des procédures administratives et logistiques?

Vous parlez anglais ?

**CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE**:
Vous contribuez au bon fonctionnement de l'équipe OPAM, en support d'une équipe composé d'environ 60 collaborateurs.

Votre rôle consiste à maintenir un fonctionnement fluide et efficace au sein de l'équipe.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes:

- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes (en physique et par téléphone),
- Assurer les besoins administratifs spécifiques du service, tels que la gestion des agendas, le traitement du courrier (postal et électronique), et la diffusion d'informations générales,
- Contrôler les échéances des agendas électroniques et garantir leur mise à jour,
- Sélectionner et diffuser les informations pertinentes en interne et en externe
- Gérer le courrier entrant et sortant, y compris les envois standard, express et les colis.
- Répondre aux demandes d'informations provenant d'autres services et de l'extérieur.
- Planifier diverses réunions collectives, notamment Teambrief, CODIR OPAM, REVUE OPAM, et d'autres réunions spécifiques.
- Prendre en charge la gestion logistique et matérielle des réunions, y compris l'accueil des visiteurs externes.
- Organiser l'agenda du Directeur OPAM, en planifiant et coordonnant les réunions et rendez-vous.
- Coordonner les réunions du CODIR OPAM, en envoyant l'ordre du jour, en prenant des notes et en archivant les comptes-rendus et présentations.
- Maintenir le tableau de bord TSPA en mettant à jour les actions en cours ou à venir.
- Participer à la planification des réunions de la Revue de Secteur OPAM et gérer les tâches associées.
- Assurer la gestion des déplacements et missions, incluant la réservation et la modification des voyages.
- Traiter les demandes d'achat, analyser les besoins, et assurer le suivi des commandes.
- Contribuer à la gestion des demandes de visas et des assurances associées.
- Gérer les procédures de demande d'autorisation spéciale et les formalités administratives pour les missions hors de l'Union Européenne.
- Suivre et coordonner les heures mensuelles de travail, en particulier pour les collaborateurs AVS et DMS.
- Gérer les demandes d'achat et d'approvisionnement sous Blue Shop et SAP.
- Assurer la gestion documentaire via les systèmes GED CSS OPAM et TOL.
- Fournir un support administratif aux équipes OPAM en contribuant à la rédaction de supports de communication interne.
- Participer à l'organisation d'événements internes et externes tels que des journées de team building, des séminaires, etc.
- Assurer un binôme avec les autres assistantes en cas d'absence, permettant d'assurer une continuité des activités.

Innovation, passion, ambition : rejoignez Thales et créez le monde de demain, dès aujourd’hui.