Secrétaire de Direction

**À propos de nous**:
L’Université Marie et Louis Pasteur incarne une nouvelle ère pour l’enseignement supérieur et la recherche en Bourgogne-Franche-Comté.

Avec plus de 30 000 étudiants et 2 000 enseignants-chercheurs, elle s’appuie sur une administration innovante et des synergies renforcées pour relever les défis académiques, scientifiques et sociétaux d’aujourd’hui et de demain.

Ce que l’université vous propose:

- Organisation flexible avec plusieurs formules horaires et la possibilité de travailler sur 4,5 jours
- Droit aux congés annuels de 25 jours, auxquels s’ajoutent des jours supplémentaires au titre de l’ARTT (aménagement et réduction du temps de travail), au prorata du volume horaire et de la durée du contrat.
- Possibilité de développement professionnel en interne et externe (concours, mobilité, formation continue )
- Accès à des prestations d’action sociale (aide aux loisirs culturels et sportifs pour les personnels et leurs enfants, restauration ) et d’offres variées du service sciences, arts et culture (animations, expositions, conférences )

A l’UMLP, accueillir des personnes en situation de handicap fait partie de notre ADN. Notre objectif est d’ouvrir nos portes à toutes les compétences et toutes les personnalités. L’université s’inscrit dans une politique d’inclusion et de non-discrimination.

**Mission**:
Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l’Université Marie et Louis Pasteur

**Définition de la fonction**

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine du secrétariat : secrétariat du Directeur de l’UFR SLHS, du responsable administratif et des assesseurs ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l’UFR. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

**Vos missions**:
**Secrétariat de direction**
- Réaliser des opérations de gestion courante du secrétariat:

- Tenue de l’agenda du Directeur, des directeurs adjoints et du responsable administratif
- Centralisation des signatures Directeur courrier départ (parapheurs de tous les services)
- Traiter et diffuser des informations
- Assister les personnels et les équipes
- Accueil physique et téléphonique) et orientation des interlocuteurs internes et externes du directeur et de la responsable administrative
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier : analyse et ventilation
- Assurer la bonne tenue des Conseils de gestion : envoi des convocations, transmission des pièces jointes afférentes, appui logistique lors des séances, et rédaction des comptes rendus.
- Contribuer à la coordination des réunions de l’équipe de direction : avec les enseignant-es, les partenaires et les services administratifs internes à l’UFR ; appui à la réalisation des comptes rendus.
- Participation à l’organisation des élections de l’UFR
- Suivi des conventions (occupation des locaux, partenariat)
- Appui ponctuelle aux assesseurs pour l’élaboration de documents

**Le poste est ouvert aux titulaires et aux contractuels.**

**Profil**:
Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste:
**Compétences opérationnelles**
- Accueillir et orienter les différents publics
- Gérer, organiser et archiver les documents administratifs dans le respect des procédures et des délais
- Rédiger des documents administratifs et institutionnels avec rigueur, clarté et sens de la synthèse
- Savoir rendre compte à la hiérarchie, transmettre l’information de manière claire, structurée et contextualisée
- Travailler en coordination étroite avec l’équipe de direction, les services administratifs, les responsables de formation, et les partenaires institutionnels
- Maîtriser les outils bureautiques courants
- Qualités rédactionnelles

**Connaissances**
- Bonne connaissance de l’enseignement supérieur et en particulier de l’Université et de l’UFR SLHS (formations, services, locaux )

**Qualités**
- Aisance relationnelle et sens du contact
- Capacité d’écoute active
- Sens de l'organisation
- Réactivité et autonomie
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité