Chargé de Coordination

**Descriptif et missions**: Au sein du Pôle Management des Ressources, la direction des affaires juridiques, assurances et courrier (DAJAC) contribue, à la diffusion de la culture juridique au sein des services et à la défense des intérêts juridiques et institutionnels de la collectivité dans les contentieux et litiges qui la mettent en cause. En outre, elle assure la gestion de l’ensemble des sinistres mettant en cause les agents dans l’exercice de leurs fonctions, ou les biens de la collectivité (immeubles, flotte automobile, expositions du musée). Enfin, la direction assure, par le biais de la cellule courrier, la gestion, le suivi et la sécurisation des courriers, entrants et sortants, ainsi que des sollicitations écrites des administrés roubaisiens.

Disposant de solides compétences administratives et bureautiques ainsi que d’une connaissance concrète du fonctionnement institutionnel des collectivités, le/la chargé/e de coordination contribue à la mise en place de nouveaux modes de fonctionnement, d’organisation et de suivi de l’activité des services, à la mise en œuvre des procédures internes et des outils de gestion, ainsi qu’à la préparation et à l’exécution du budget de la direction. En outre, il/elle apporte, auprès du service juridique, un appui administratif et rédactionnel dans la gestion des sinistres et dans le traitement des litiges.

Placé/e sous la responsabilité hiérarchique du directeur, le/la chargé/e de coordination est amené/e à travailler en lien direct avec l’ensemble des services de la ville de Roubaix (tous niveaux hiérarchiques), avec les élus et avec les partenaires de la Ville : opérateurs publics ou privés, auxiliaires de justice, juridictions, assurances
- Vous savez:

- Développer et perfectionner, en lien avec la cellule courrier, les outils de gestion et de traçabilité des courriers:

- Aide à la configuration et à la prise en main des logiciels et outils métier de la cellule courrier
- Développement des outils de suivi et de reporting, notamment des courriers institutionnels et des courriers roubaisiens (volume, taux et délais de réponse par direction)
- Orientation et fléchage interne des courriers institutionnels
- Gestion de la base de données des courriers
- Participer à l’amélioration de la performance financière de la fonction courrier au sein de l’ensemble des services de la collectivité : développement de la dématérialisation, mise en place d’une charte d’usage des recommandés, pilotage financier des contrats et des marchés publics liés à l’affranchissement ou au tri postal
- Evaluer et proposer des mesures d’amélioration des circuits internes:

- Création et animation d’un comité de pilotage avec le directeur, le service courrier, les assistants de direction et les cellules courrier
- Evaluation de la performance du circuit interne (indicateurs à définir)
- Accompagnement des agents de la cellule courrier dans la mise en place de réponses-type et de nouveaux circuits de traitement
- Rédaction d’un bilan annuel (diagnostic et préconisations) à l’attention de la direction générale
- Appui administratif au service juridique:

- Aide à la gestion des contentieux de masse (réponse aux recours administratifs ou aux contestations de toute nature) : IMR, contestation des titres de recettes PU ou PM etc.
- Prise en charge de Télérecours et des échanges avec les juridictions administratives
- Gestion des factures, des engagements et des bons de commande du service juridique
- Mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi statistiques
- Aide à la rédaction de certains actes de la collectivité
- Appui ponctuel dans la préparation des conseils municipaux
- Appui à la direction dans la préparation et l’exécution budgétaire:

- Participation à la préparation budgétaire
- Suivi des crédits disponibles
- Gestion financière courante (bons de commande, engagements)

**Profil recherché**:

- Savoirs
- Connaissance des procédures et des circuits administratifs
- Création de gestion d’outils bureautiques complexes (tableaux de bord, saisie de sonnées)
- Gestion administrative et financière d’un service (suivi des contrats et factures, préparation et exécution budgétaire, suivi comptable)
- Conception et mise en place de procédures internes interservices (concertation, recueil des besoins, identification des problématiques, prise en compte d’une pluralité d’intérêts)
- Techniques rédactionnelles (courriers administratifs, rapports, actes contentieux, compte rendu de réunion-)
- Connaissance du cadre juridique applicable au fonctionnement de la Ville (fonctionnement institutionnel, règles de marchés publics et financements publiques-)
- Organisation territoriales des collectivités et des services de l’Etat (missions et compétences)
- Procédures juridiques et contentieuses
- Savoir faire
- Conception, suivi et mise à jour d’outils de gestion et de tableaux de bords Excel
- Comprendre et développer les enjeux juridiques et institutionnels liés à la conformité des procédures
- Ca