Assistant-e de Gestion Administrative

La Ville de Grenoble c’est plus d’un millier de recrutements par an, tous dispositifs confondus (postes permanents, remplacements, emplois saisonniers, apprentissage, emplois aidés, etc.). Le processus recrutement est marqué par les valeurs portées par la collectivité : éthique, égalité, diversité et transparence. Le service recrutement s’inscrit dans une démarche de modernisation en ayant à cœur de toujours faire évoluer ses pratiques (portail recrutement, exercices techniques, bureautique, mises en situations professionnelles, etc.), en lien avec les services recruteurs.

Assistant-e de gestion administrative

**Direction Générale Ville Émancipatrice**
**Direction Affaires Culturelles**
**Service Conservatoire à Rayonnement Régional**

**Catégorie C**
**Cadre d'emploi : Adjoint administratif**
**Fonction : Assistant-e de gestion administrative**

**Temps de travail : 100 %**
**IFSE **GF 1 (250€ brut/mois)

**CDD jusqu'au 31-03-2025
**Lieu des postes de travail : Conservatoire à rayonnement régional - 6 chemin de Gordes - 38100 Grenoble**
**Référence du poste à rappeler : 9_2024_C_NP_30963**
CONTEXTE

**La ville de Grenoble recrute pour son département « Ville Émancipatrice » un ou une assistant-e administrative et financière au sein du Conservatoire de Grenoble qui compte plus de 1800 élèves, près de 120 enseignant-es et 30 agent-es administratif-tives et techniques. Travaillant dans un environnement composé d’un responsable d’unité (RAF) et d’une gestionnaire, il-elle** est placé-e sous l’autorité directe du responsable d’unité.**
MISSIONS
- **
Secrétariat**:

- Frappe et mise en forme des courriers ou autres documents administratifs selon les règles et la typologie définie par la gestion électronique des documents
- Archivage des dossiers dont il ou elle a la charge
- **Délibérations et conventions**:

- Veille au calendrier des Conseils Municipaux et suivi des projets de délibérations et de conventions
- Suivi des signatures des conventions et de leurs renouvellements
- Suivi des conventions de stage
- **Bourses / facturation**:

- Instruction des dossiers de demande de bourse
- Participation à la gestion des commissions de renouvellement ou d’attribution des bourses (convocations, listes des membres, préparation des dossiers de demande ou de renouvellement, contact avec les usager-ères pour les pièces justificatives )
- Premier niveau de réponse aux usager-ères ; renseignement de tableaux ou de mandats (en contact avec les usager-ères et en lien avec divers services (VDG ou extérieurs)
- **Gestion administrative et financière**
- L’agent-e pourra être mobilisée en soutien sur les dossiers de la référente ressources humaines et gestion comptable
- **Suivi du Conseil d’établissement**:

- Aide à la mise en place des élections des représentant-es au Conseil d’établissement
Gestion des réunions (convocations, liste des membres, listes d’émargement, frappe et diffusion du compte rendu)
- **Gestion et suivi des consommables en fournitures : bureau, pharmacie, imprimantes (papier, cartouches, toners)**:

- Établissement des devis, commandes, gestion des stocks en lien avec le secrétariat et le responsable d’unité Gestion / ressources

Savoir faire
- Maîtrise des outils bureautiques
- Utilisation de logiciels spécifiques (Prineo, GED, DuoNET )
- Savoir accueillir, communiquer avec tout public
- Être rigoureux-se et organisé-e
- Comprendre et hiérarchiser les tâches sous l’impulsion de l’équipe de direction

Savoir être
- Disponibilité et adaptabilité
- Organisation, rigueur, rapidité d’exécution
- Sens du travail en équipe
- Savoir rendre compte

CONDITION DE TRAVAIL

La Ville de Grenoble favorise des conditions et une adaptation du temps de travail afin de répondre aux exigences d’un service public de qualité, et à la meilleure conciliation possible entre vie professionnelle et personnelle:

- Temps de travail annualisé:

- 37 heures 47 en période scolaire et 30 heures sur la majeure partie des vacances scolaires
- Prise de congés obligatoires durant les vacances scolaires et périodes de fermeture du Conservatoire
- Possibilité de congés familiaux notamment : le congé proche aidant, le congé de présence parentale et le congé de solidarité familiale,
- Possibilité d'autorisation spéciale d'absence pour examens médicaux dans le cas de pathologie lourdes ou de règles douloureuses,
- Télétravail, 1 ou 2 jours par semaine en fonction de l'organisation du service, éligible à la prime télétravail dans la limite de 110 € par an
- Possibilité participation employeur à la mutuelle santé et prévoyance,
- Participation financière employeur aux espaces de restauration collectifs conventionnés
- Forfait mobilité : participation financière de la Ville à hauteur de 75% sur vos abonnements MTAG, Transisère, SNCF et Métrovélo...; cumul possible avec le Forfait Mobilités D