Assistant(E) de Gestion Administrative

**Descriptif de l'entité et de l'activité**

Au sein de la Business Line Santé du Groupe Air Liquide, l’activité Santé à Domicile comprend 8000 collaborateurs dans le monde dont 4000 en France.

Le métier de la Santé à Domicile consiste à accompagner le patient pour l’aider à mieux vivre sa pathologie ou son handicap à son domicile, en lui fournissant un ensemble de services et prestations médico-techniques avec l’autonomie et le confort les plus larges possibles.

Pour soutenir la croissance et l’efficacité de l’activité Santé à Domicile, ALEHOS propose aux filiales d’opérer des services partagés, de définir et piloter des programmes d’efficacité, de conduire des projets multi-sociétés, de partager et déployer les meilleures pratiques, de piloter ou participer à l’intégration de sociétés nouvellement acquises.

Les missions d’ALEHOS sont réalisées dans un large panel de fonctions support procurant ainsi une offre de services complète:

- Opérations,
- Maîtrise des risques, sécurité et conformité,
- Finance et gestion administrative,
- RH, paie et administration du personnel.

Les équipes ALEHOS développent et optimisent avec les filiales une véritable relation client en répondant aux besoins exprimés tout en étant à l’initiative de solutions innovantes.

**Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ?
- Assurer la gestion et le suivi des dossiers administratifs des patients pour permettre une facturation conforme.
- Assurer l’homogénéité et l’intégrité de nos bases clients centralisées et la hotline des sites extranet.
- Assurer la veille réglementaire et à la mise à jour des tarifs et des articles.

**1. Constituer le dossier client pour permettre la facturation**

Contrôler et enregistrer les documents clients : données administratives patients, prescriptions médicales.

Identifier les non-conformités (éléments manquants qui déclenchent des courriers pour certains dossiers).

Traiter le cut-off technique.

**2. Gérer les pharmacies**

Etablir les avoirs et les remises (RFS, RFA).

Verser les commissions pharmaciens.

Payer les honoraires des visites pharmaceutiques.

Gérer les contrats pharmacie et les conditions commerciales.

Traiter les cessions de Pharmacies et les mises à jour de groupements pharmacie.

**3. Contrôler la facturation et les contrats**

Contrôler la conformité des factures (prix, prestation ) sur des critères définis ou de manière aléatoire.

Contrôler les contrats polysomnographes et polygraphes (conformité, facturation et exhaustivité).

**4. Assurer la Relation client**

Gérer les appels téléphoniques (prescripteurs, patients, pharmacie ) réceptionnés dans le service et les appels sortants (vers les clients dans le but d’obtenir des informations complémentaires).

Organiser des campagnes d’appels (selon les missions confiées).

Gérer les demandes clients via les différents canaux.

**5 **. Traiter **les retours Caisses / Clients**

Traiter les rejets et les refus de prise en charge des Caisses: analyse du dossier patient et régularisation.

Traiter les avoirs des clients à la demande des entités: annulation des factures.

Analyser et traiter les indus Caisses et Mutuelles.

**6. Traiter les réclamations clients de tous types**

**7. Gérer des missions spécifiques**

Rechercher les appels d’offres pour tous les marchés selon les critères définis par l’entité.

Contrôler et enregistrer dans l’ERP les tarifs liés aux offres.

Gérer les demandes logistiques.

**8. Gérer la base clients**

Vérifier et mettre à jour la base de données des clients : prescripteurs, pharmacies, Ehpad, HAD, Centres Hospitaliers, et paramédicaux.

**9. **Gérer **les sites Extranets Prescripteurs/Pharmacies/ Patients**

Administrer la gestion des droits et assurer la hotline pour ces sites (droits, alimentations et règles de gestion avec l’ERP).

**10. Gérer la base Articles / Tarifs**

Gérer les tarifications commerciales des clients (tarifs, promotions, remise, campagne) et des prestations de service: calculer les tarifs de vente et définir les méthodes de facturation, valider la qualité des informations auprès des experts métier de l’entité et paramétrer les conditions de vente et de remboursement des produits et des prestations.

**Etes-vous LA personne faite pour ce poste ?
**Connaissances et savoir-faire spécifique**
- Aisance informatique
- Maîtrise des outils de bureautique
- Connaissance du domaine de la Santé
- Une première expérience en relation téléphonique est un plus

**Savoir Être (capacités ou leadership attributes)**
- Bon sens de la relation client
- Travail en équipe
- Bonne communication écrite et orale
- Rigueur et esprit d’analyse
- Force de proposition et dynamisme
- Autonomie et organisation
- Promouvoir la culture Santé et Sécurité

Poste basé à Aix-en-Provence

Contrat à durée déterminée.

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