Office Manager

Le groupe The Land est un espace de formation, de réflexion, de culture, d’innovation sociale comme entrepreneuriale au service du développement des nouvelles ruralités.

Cet écosystème est composé de 31 entités qui s’articulent autour de 5 pôles : enseignement secondaire, enseignement supérieur, développement économique, vie sociale et culturelle et formation continue.

The Land est devenu au fil du temps un véritable melting-pot d’intelligences avec écoles, think tank, pépinière d’entreprises, laboratoire R&D agroalimentaire, rencontres de haut niveau, rendez-vous médiatiques (podcasts, émissions TV) et activités culturelles.

Dans le cadre de son développement, The Land, recrute un **Office Manager - service généraux - H/F**. Garant de la gestion opérationnelle des moyens généraux de l'établissement, il/elle assure le bon fonctionnement logistique et technique du campus (fournitures, bâtiments, sécurité, informatique, prestataires) ainsi que la gestion locative des espaces mis à disposition. Vous contribuez activement à la mise à disposition, auprès des équipes, des ressources et services nécessaire à l'activité quotidienne, dans le respect des procédures internes et des obligations contractuelles.

**Vos missions**:
**Pilotage des prestataires et contrats transverses**:

- Assurer le lien opérationnel avec les prestataires (ménage, restauration, reprographie, fournisseur d'énergie, etc.)
- Suivre l'exécution des contrats de service : qualité, délais, conformité.
- Gérer les devis et faire valider les engagements auprès de la direction.
- Anticiper les renouvellement contractuels et contribuer à al renégociation.

**Moyens généraux et logistique**:

- Centraliser et gérer les achats courants pour le campus (fournitures, petit matériel, mobilier, consommables, déplacements, achat en ligne...).
- Assurer la réception et la distribution du courrier pour le bâtiment administratif.
- Participer à la logistique des évènements internes (réunions, séminaires, accueils).

**Suivi du système d'information et gestion du matériel informatique**:

- Etre l'interlocuteur principal du prestataire informatique (gestion des tickets, suivi de projet, remontées utilisateurs).
- Suivre le parc matériel (commandes, affectation, renouvellement, SAC).
- Participer à la négociation et au suivi des contrats informatiques.
- Accompagner le déploiement de nouveaux outils ou projets numériques.

**Appui administratif et suivi des facturations**:

- Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs.
- Assurer le suivi et le classement des documents (contrats, devis, factures...).
- Vérifier la conformité des factures avant validation comptable.
- Elaborer des outils de suivi adaptés à ses missions et assurer le suivi des tableaux de bord des engagements et dépenses.

**Gestion des espaces locatifs**:

- Bureaux The Link : organisation des visites, échanges avec l'étude notariale, suivi des états des lieux et de la facturation.
- Groupes extérieurs : accueil, logistique, élaboration des devis, coordination des repas, facturation.
- Appui à la gestion de la résidence étudiante Le Connect : soutien à l'assistant de gestion pour les annonces, visites, entrées/sorties, facturation et suivi de la tenue des locaux.

**Profil recherché**:
Formation:

- Bac+2 à Bac+3 minimum en gestion administrative, logistique, gestion des services généraux ou équivalent (BTS Gestion PME-PMI, DUT GEA, Licence Pro logistique ou gestion administrative).
- Une formation complémentaire en gestion des achats, informatique ou immobilier est un plus.

**Expérience**:

- Expérience professionnelle de 3 à 5 ans minimum sur un poste similaire, idéalement dans une structure multisite ou dans le secteur de l'éducation, de l'évènementiel ou de l'économie sociale et solidaire.
- Expérience confirmée dans la gestion de prestataires, la coordination logistique, le suivi administratif et le traitement de factures.

**Compétences techniques**:

- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Word).
- Aisance avec les outils numériques et plateformes de gestion (ERP, logiciels de facturation, outils de ticketing).
- Capacité à élaborer et suivre des tableaux de bord.
- Connaissances de base en sécurité des bâtiments, hygiène, maintenance, ou réglementation ERP (établissement recevant du public) appréciées.
- Appétence pour le numérique et les environnements multi-prestataires.

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre capacité à gérer les priorités avec fiabilité, même dans l'urgence. Vous faites preuve de polyvalence, d'un excellent relationnel et d'un vrai sens du service ? Alors rejoignez-nous

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Rémunération : 30 000,00€ à 35 000,00€ par an

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Expérience administrative: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel