Responsable Du Bureau Des Affaires Médicales

**Descriptif**

En collaboration avec le directeur des affaires médicales et des coopérations, le responsable du bureau des affaires médicales:

- Met en œuvre les décisions de politique et de gestion des ressources humaines médicales dans le cadre de la stratégie de l’établissement et du PMP du GHT Hôpitaux de Provence
- Assure le management des équipes du bureau des affaires médicales. Accompagne le changement vers une gestion polaire une polyvalence des agents.
- Met en place les conditions d’attractivité, d’accueil et de fidélisation des personnels médicaux
- Peut-être amenée à piloter des missions en propre en fonction des priorités arrêtées par la Direction générale et la Direction des Affaires Médicales et des Coopérations

Missions spécifiques
RECRUTEMENTS - MOUVEMENTS - DEPARTS
Recrutements
- Assure le recrutement du personnel médical tout statut confondu y compris les médecins intérimaires
- Vérifie les conditions de recrutement de chaque dossier en respect de la réglementation
- Prépare les décisions/contrats dans le cadre du respect de la règlementation en vigueur
- Recense le nombre d’internes pour les choix, assure le suivi des agréments et des affectations
- Assure le montage et le suivi des dossiers des stagiaires associés
- Organise, en lien avec son équipe, l’accueil des nouveaux médecins recrutés et des internes

Mouvements
- Assure le suivi des effectifs médicaux par statut et par pôle y compris les internes
- Déclare les vacances de postes de Praticiens Hospitaliers à l’ARS
- Gère les conventions et contrats de mise à disposition
- Contribue à la continuité de la PDS en procédant au recrutement de médecin vacataires et/ou intérimaires

Départs
- Assure le suivi des départs du PM : retraite ; démission, non renouvellement du contrat
- Prépare les décisions de détachement ou de mutation
- Veiller, en lien avec son équipe, à l’accompagnement individualisé des praticiens séniors, à toutes les étapes de leur carrière, du recrutement à leur cessation de fonctions

GESTION DES CARRIERES- BILAN SOCIAL
- Assure la gestion statutaire individuelle et le suivi des carrières des personnels médicaux
- Garanti la bonne tenue du dossier permanent de l’agent, depuis son ouverture jusqu’à sa clôture. Veiller à son intégrité, sa tenue, l’actualisation et l’archivage des pièces devant le constituer
- Est le référent réglementaire de l’ensemble des statuts médicaux à l’égard des médecins et des interlocuteurs externes de la DAM
- Met en œuvre une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
- Assure des études et prospectives sur le personnel médical sénior
- Participe à l’élaboration du bilan social et du rapport d’activités
- Assure la préparation de la SAE

GESTION BUDGETAIRE DES DEPENSES MEDICALES
- Veille au respect du TPER arrêté annuellement, et garanti sa maîtrise
- Assure le suivi budgétaire mensuel des dépenses : CAA (salaires - permanence des soins - TTA)
- Prépare les éléments nécessaires pour établir l’EPRD

CONTRÔLE DE LA COHERENCE des données/informations
- Participe à la certification des comptes
- Contrôle les états de remboursements
- Contrôle la prise des congés/RTT au vu des tableaux de service
- Elabore et met à jour les procédures et modes opératoires
- Contrôle les bilans sur le CET et le TTA
- Contrôle de cohérence des éléments variables de la paie mensuelle du personnel médical

Gestion des instances et autres
- COPS : Prépare les séances avec le Président de la COPS - Assiste aux séances - Rédige les comptes rendus
- CAL : Prépare et assiste aux séances - Rédige les comptes rendus
- CIRDE : Assiste aux séances
- Journée d’accueil des internes : Prépare-le déroulé et assiste à la séance

Gestion du temps de travail des médecins et internes
- Veille au respect des obligations de service des médecins
- Assure le suivi annuel du CET médical

VEILLE REGLEMENTAIRE A LA GESTION DES AFFAIRES MEDICALES
Encadrement des équipes du bureau des affaires médicales
- Optimise l’organisation des équipes et garanti la continuité du service
- Planifie, organise et répartit la charge de travail
- Identifie les ressources requises afin de répondre aux besoins
- Identifie les priorités si nécessaires et organise le travail en conséquence

Certification des comptes
Exigences liées au poste
- Disponibilité indispensable et adaptation des horaires aux contraintes du service
- Capacité d’adaptation aux interlocuteurs (diplomatie - fermeté - tact)
- Capacité à intégrer les exigences et évolutions réglementaires et techniques. Participation à des actions de formation régulières pour entretenir et maintenir le niveau statutaire
- Utilisation des logiciels métiers et des outils bureautiques

Salaire:
Salaire basé sur la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière et en fonction de l’expérience

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