Responsable Administratif

Casa93, porté par l’association d’intérêt général Modafusion, est un organisme de formation dispensant des formations professionnelles de mode libre et engagée d’un nouveau genre. Gratuites et sans condition de diplôme, nos formations sont ouvertes à des jeunes créatifs aux profils atypiques, formés pour repenser la mode de demain de façon plus humaine, solidaire, transparente et responsable.

Dans le cadre du développement de notre offre de formation, nous recherchons la pépite qui viendra nous accompagner dans cette aventure pour l'année 2024-2025 (début septembre)

La responsable administrative organise, coordonne et supervise les aspects administratifs et les services généraux des programmes de formation en liaison avec la Direction et le Bureau de l’association.

Vous assurez les missions suivantes:
Gestion administrative de l’Association
- Assurer les mises à jour administratives de l’association (préfecture, Siret, changement d’adresse, statuts, RNA, etc ).
- Participer aux réunions mensuelles avec la consultante Finance.
- Suivre la trésorerie / Participer aux réunions hebdomadaires avec la trésorière.
- Faire les rapprochements bancaires.
- Assurer l’interface avec les partenaires externes de l’association (expert-comptable, commissaire aux comptes, banque, organismes sociaux, bailleurs, assurances...)
- Participer à la rédaction du rapport d’activité / bilan comptable.
- Mettre à jour annuellement des axes de comptabilité analytique en collaboration avec la consultante Finance.
- Suivre les congés, absences et transmettre les éléments de paie au cabinet social.
- Avec la Directrice, faire les virements des paies des équipes et régler les factures.
- En tant que Maître d’apprentissage, est responsable de la formation du stagiaire et veille à l’acquisition par l’apprenti des compétences correspondant au diplôme préparé.
- Mettre à jour le manuel des procédures de l’association.

Gestion administrative des programmes
- Constituer les dossiers administratifs des stagiaires et des intervenants.
- Accueillir les stagiaires, intervenants/prestataires, et le public.
- Assurer la comptabilité quotidienne des programmes.
- Garantir le respect du règlement intérieur et de la charte Qualité.
- Gérer la plateforme intranet (Sharepoint).
- Gérer les inscriptions des formations sur KAIROS + inscriptions des stagiaires sur la plateforme DOKELIO (France Travail).
- Organiser les réunions mensuelles avec les responsables de programme (suivi de budget etc ).
- Assurer la logistique administrative relative au matériel et aux locaux.
- Gérer les relations avec les fournisseurs.
- Assurer la gestion des biens de l’association.
- Élaborer et suivre les contrats/ conventions (partenaires, stagiaires, intervenants, etc ).

Gestion des espaces : équipement, logistique, sécurité:

- Assurer le maintien des locaux (ménage, sécurité, rangement) aux normes.
- Renouveler les baux, licences et autres logiciels de bureautique.
- Suivre les investissements, achats, fournitures de chaque programme.
- A chaque rentrée, avec les équipes et les stagiaires, réaliser les Inventaires des biens à disposition des diverses formations.
- Gérer le parc des outils et du matériel (ordinateurs, machines, logiciels).
- Gérer les plannings partagés des divers programmes (gestion des clés, des présences dans les locaux )
- Accueillir le public, gérer les supports logistiques des réunions lors des évènements internes et externes.
- Après une formation adaptée, assurera la fonction de Référent handicap des programmes.

Vous recherchez un environnement stimulant où aucune journée ne se ressemble ? Il ne vous reste qu'a postuler

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Rémunération : Jusqu'à 35 000,00€ par an

Avantages:

- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 16/09/2024