Assistant(E) de Direction

**Contexte**:
L’Agence régionale de santé Paca est un établissement public administratif qui définit et anime la politique régionale de santé, dans le cadre de la stratégie nationale. Elle se compose d’un siège basé à Marseille et des six délégations départementales. L’action de l’Agence couvre les domaines des soins et services de santé, de la veille et de la sécurité sanitaire, de la santé publique et environnementale ainsi que des prises en charge médico-sociales pour les personnes âgées et handicapées.

Le pôle des assistantes de la direction générale est piloté par la Cheffe de cabinet.

Le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint, en s’appuyant sur les directions et délégations, pilotent la politique régionale, en collaboration avec les partenaires de l’Agence.

Le Secrétariat Général pilote les fonctions d’appui de l’ARS, ressources humaines, budget et contrôle de gestion et moyens généraux.

L’assistant/e de direction déploie son activité dans une organisation en un pôle constitué de 3 assistantes qui couvrent les fonctions suivantes:

- assistance du DG ;
- assistance du DGA ;
- assistance de la Secrétaire Générale ;
- assistance du cabinet.

L’assistante de direction a un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de l’agence, sous la responsabilité fonctionnelle de la Cheffe de cabinet. Il/elle est garant(e) de la qualité des relations avec les directions et partenaires et veille notamment à la transmission des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts.

**Mission/Activités**:
**Activités principales**:
En relation étroite avec la Cheffe de cabinet:

- Assurer la gestion et le suivi de la gouvernance interne de l’Agence : établir le calendrier et les ordres du jour en relation avec les directions et délégations, actualiser très régulièrement le tableau de suivi des sujets à aborder dans ce cadre, diffuser les documents de support et les comptes rendus.
- Tenir à jour un tableau des commandes et organiser son suivi.
- Assurer le secrétariat de certaines instances : suivi des ordres du jour, convocations, préparation des dossiers, réservation de salle. Suivre les décisions et demandes qui y sont faites.
- Réceptionner et diriger les appels téléphoniques destinés à la direction générale.
- Etre référent de la gestion des déclarations publiques d’intérêt (DPI) pour les membres du conseil de surveillance et du secrétariat général.
- Sous la responsabilité de la Cheffe de cabinet, il/elle est garant(e) de la bonne organisation du temps du Directeur Général et de la qualité des relations avec les directions et partenaires. Il/elle veille notamment à la constitution des dossiers nécessaires à la bonne tenue des réunions, rendez-vous et contacts. Il ou Elle assure notamment:

- la gestion des agendas et des contacts (mise à jour des listings) ;
- l’organisation de réunions (en présentiel, audio ou visio conférences) : convocations, suivi des retours, gestion logistique (salle, matériel, places de stationnement) ;
- la rédaction des comptes rendus et le suivi des décisions des réunions ;
- les relations avec le service communication sur les sujets concernant la vie interne de l’agence ;
- la constitution des dossiers (papiers et/ou dématérialisés) en relation avec les services ou partenaires : demande de note, planification du retour des éléments demandés, vérification du contenu, mise en forme, impression de documents ;
- la gestion des déplacements : commande de billets, suivi des frais de mission.

**Activités annexes**:

- Suivi des campagnes d’avancement et de promotion pour la Direction Générale ; organisation des entretiens professionnels ;
- Traitement du courrier aussi bien arrivé que le courrier au départ de la Direction Générale (Logiciel Elise) ;
- Classement de dossiers ;
- Suivi et traitement les archives de la Direction Générale ;
- Gestion des commandes de fournitures de la Direction Générale.

**Partenaires institutionnels principalement**:

- les Directions métiers/Délégations Territoriales de l’ARS PACA ;
- les Administrations centrales ;
- les Préfectures et autres services de l’Etat en région ;
- les Membres du Conseil de Surveillance de l’Agence.

**Compétences**:
Techniques administratives E
Outils bureautiques et informatiques E
Systèmes et classement d’archivage M
Environnement institutionnel et administratif : organisation et missions des services de l’Etat en région et des établissements de santé A

Construire et faire vivre un tableau de bord M
Recueillir et traiter de l’information E
Accompagner et conseiller M
Organiser des réunions E
Utiliser les techniques de classement et d’archivage M
Rédiger des comptes rendus E

**Savoir être nécessaire**:
Travailler en équipe
Travailler en partenariat
Avoir le sens de la pédagogie
Avoir le sens de l’écoute et du dial