Chargé(E) Des Séjours Vacances

_L’Union Nationale France Alzheimer, association reconnue d’utilité publique depuis plus de 35 ans, soutient les personnes malades et leurs familles, informe l’opinion et les pouvoirs publics, contribue aux progrès de la recherche et forme les bénévoles, les aidants et les professionnels de santé._
- Elle fédère un réseau de plus de 101 associations à travers toute la France (métropole et DOM/TOM). Les effectifs permanents sont de 45 personnes._
- Elle compte 100 000 donateurs et adhérents et près de 2 200 bénévoles._
- L’association s’appuie sur un réseau porteur de valeurs communes : la solidarité, l’éthique et le respect de la personne._
- Vous souhaitez évoluer au sein d’une association où entraide, bienveillance, honnêteté et intégrité sont les maîtres-mots ? Alors n’hésitez plus et rejoignez-nous _

**Descriptif du poste**:
Sous la responsabilité de la Directrice des Missions Sociales et en lien avec la coordinatrice des séjours vacances, vos missions principales seront les suivantes:
**Assurer le secrétariat de l’activité**:

- Traiter les appels téléphoniques des adhérents ;
- Réceptionner et répartir le courrier ;
- Préparer les envois de courrier au départ ;
- Relancer les familles en attente ;
- Envoyer les courriers suite aux expertises de la commission médicale ;
- Combler les séjours avec les listes d’attente.

**Assurer le suivi administratif du service**:

- Réceptionner et contrôler les dossiers d’inscription ;
- Mettre à jour la base de données Séjours Vacances ;
- Envoyer les dossiers médicaux en vue de la commission ;
- Réceptionner et pré-valider les devis du planning N+1 ;
- Compléter et envoyer les conventions de bénévolat ;
- Traiter les retours des appels à projet séjours départementaux ;
- Réceptionner et traiter les bilans des responsables ;
- Formaliser les procédures du service en lien avec la coordinatrice ;
- Déclarer les séjours auprès des préfectures.

**Assurer le suivi comptable**:

- Co-suivre le budget de l’activité ;
- Gérer et traiter les règlements des adhérents ;
- Contrôler et mettre au paiement les factures du service ;
- Gérer les avances de frais des responsables ;
- Traiter et vérifier les notes de frais bénévoles et commission ;
- Envoyer et suivre la facturation aux participants.

**Organiser la logistique liée à l’activité**:

- Planifier les commissions médicales en lien avec la coordinatrice ;
- Organiser les conférences téléphoniques avec les médecins et les responsables ;
- Définir les plannings des soignants sur les séjours vacances (SSIAD et intérim) ;
**Gérer les contenus à diffuser**:

- Envoyer en amont les dossiers « séjours » aux responsables ;
- Administrer et contrôler l’espace ressource de l’extranet.

**Suivre les données quantitatives et qualitatives**:

- Recenser les participants et établir les statistiques de fréquentation ;
- Élaborer un annuaire à jour du bénévolat de compétence.

**Profil**:
Issu(e) d'une formation Bac+2 type assistant manager, gestion, tourisme ou équivalent, vous justifiez d’une expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif.

Vous alliez rigueur, organisation, esprit d’analyse et de synthèse, disponibilité, réactivité.

Vous possédez un bon sens relationnel et faites preuve d'une grande capacité d'adaptation à vos multiples interlocuteurs.

**A propos de nous**:
Nos collaborateurs travaillent dans des locaux modernes idéalement situés au cœur du 8ème arrondissement de Paris et bénéficient d’avantages tels que des RTT, des horaires flexibles, du télétravail (5 jours par mois), une mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur, des tickets restaurants, chèques vacances, etc.

**Informations complémentaires**
- Localisation : Paris 8ème, avec déplacements ponctuels en France
- Statut : Agent de maîtrise
- Type de contrat : CDI
- Disponibilité prise de poste : Dès que possible
- Contact pour le recrutement : Mathilde MARTIN - Responsable RH et Paie

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel