Assistant.e D'équipe

**Présentation de la société**:
Omeva est un cabinet de recrutement engagé, dédié aux métiers de la transition sociale, sociétale et environnementale.

Notre mission est de vous mettre en relation avec des organisations soucieuses de leurs impacts, selon vos compétences et vos valeurs, afin d'œuvrer ensemble pour un futur souhaitable.

**Description**:
Nous recherchons pour notre client, l'Association de Communautés d'Emmaüs, un.e Assistant.e d'équipe.

Le Mouvement Emmaüs est composé de 3 branches, dont la Branche Communautaire qui regroupe les 118 communautés. Au sein de la Branche Communautaire, 64 communautés sont adhérentes à l’Association de Communautés Emmaüs (ACE). Cette association organise le salariat national des responsables de communautés adhérentes. L’ACE a donc pour mission la gestion des ressources humaines de 133 responsables.

Sous la responsabilité du Secrétaire Général et de la Responsable RH, vos missions principales sont les suivantes:
1. Optimisation de la gestion de l’activité de l’équipe RH et des administrateurs
- Elaborer des procédures et outils pour optimiser la gestion administrative
- Rédiger les courriers (lettres de mission, de pré-affectation, d’affectation, lettres du Président )
- Répondre aux appels téléphoniques et aux demandes de renseignements de manière professionnelle et efficace. Transmettre les informations pertinentes aux membres de l'équipe et prendre des messages lorsque nécessaire.
- Traiter le courrier, les appels et gérer l'accueil de l'association
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers (maintenance, fournitures, location de véhicules, contrats téléphoniques ), en coordination avec le/la Responsable Administratif.ve et Financier.e.
- Planifier et coordonner la logistique des réunions internes et externes, y compris la réservation de salles, de chambres d’hôtel, la coordination des déplacements et autres arrangements. Préparer les documents nécessaires (Assemblée Générale, les journées catégorielles, le séminaire annuel, les conseils d’administration,)
- Assurer une partie de la prise de note

2. Contribution / appui au pilotage et aux décisions stratégiques
- Mettre à jour la Base de Données Economiques et Sociales (BDES)

3. Organisation et coordination des informations internes et externes
- Procéder au classement et à l’archivage des documents (travailler sur l’arborescence)
- Participer à la rédaction des supports de communication interne (rapports, compte-rendu, notes) et externe (lettre d’information trimestrielle, lettre RH, invitations) et à leur diffusion
- Rédiger la lettre d’information trimestrielle et la diffuser

4. Gestion des Ressources Humaines
- Assurer le suivi de certains dossiers administratifs en coordination avec la RRH (contrats de travail, dossiers du personnel, formation, médecine du travail )

**Exigences**:
Vous avez au moins 3 ans d'expérience professionnelle et un intérêt fort pour travailler dans le secteur associatif.

Reconnu.e pour votre proactivité et votre capacité d'adaptation, vous savez travailler en équipe et de manière autonome.

Pourvu.e d'excellentes compétences en communication écrite et verbale, vous êtes capable de gérer plusieurs tâches et priorités simultanément et de travailler de manière précise.
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique, y compris Microsoft Office
- Omeva garantit l’égalité des chances et l’équité de traitement pour toutes & tous. Nous nous engageons à promouvoir la diversité, l’inclusion et à lutter contre toutes les formes de discriminations._