Gestionnaire Administratif.ve

**À propos de nous**:
Organisée autour de 4 campus stéphanois et d’un campus roannais, l’Université Jean Monnet (UJM) accueille près de 20 000 étudiants et 1 500 personnels. L’UJM affirme son identité pluridisciplinaire et propose une offre de formation initiale, continue, en alternance, de niveau bac+3, bac+5 et doctorat.

Le poste à pourvoir est situé sur le campus de l'IUT de Saint-Etienne.

**Mission**:
**POSITIONNEMENT**

La personne recrutée est placée sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif en étroite collaboration avec le chef de département.

**MISSION PRINCIPALE**: Secrétariat administratif et pédagogique du département Génie Mécanique et Productique (GMP)

**ACTIVITES**: Assurer le secrétariat du département en lien avec la secrétaire en place:

- Accueillir les usagers (accueil physique et téléphonique)
- Gérer les services d’enseignement des enseignants permanents et non permanents (logiciel OSE). Informer les enseignants et gérer les situations particulières. Assurer la gestion des dossiers des personnels vacataires du département
- Assurer la gestion du budget affecté au département (faire les demandes d'achat, suivre les commandes, réceptionner et contrôler des livraisons, gérer les déplacements)
- Organiser les réceptions et autres manifestations liées à la formation (JPO, soutenances diverses, organisations des entretiens de recrutement le cas échéant )
- Organiser les courriers et mailings, gérer l’affichage des informations
- Classer et archiver tous les documents
- Gérer la scolarité de parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique et les partenaires extérieurs:

- Réaliser les inscriptions pédagogiques des étudiants et/ou des alternant
- Participer à l’élaboration des emplois du temps et suivre leurs modifications (logiciel ADE)
- Vérifier la disponibilité des salles et du matériel pédagogique
- Organiser la partie administrative des devoirs surveillés
- Participer à l’organisation des jurys du département
- Établir, si besoin, les statistiques liées au suivi des groupes d’étudiants
- Suivre l'assiduité des étudiants et/ou des alternants (gestion des absences, établissement des fiches de présence, suivi des justificatifs )
- Saisir les notes des étudiants et/ou des stagiaires

Ce poste est un poste clé du département, la personne recrutée intervient dans l’accueil et les relations avec les vacataires et les partenaires le cas échéant.

**Profil**:
**COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES**
- Savoirs
- Connaitre la réglementation relative à la scolarité dans l’enseignement supérieur
- Maîtriser les techniques d'accueil et les techniques de communication orales et écrites,
- Connaitre les techniques de gestion administrative
- Maitriser les logiciels bureautiques (excel, word )
- Connaitre l'organisation et le fonctionnement de la structure
- Savoir faire
- Savoir communiquer à l'oral et à l'écrit
- Savoir travailler en équipe
- Savoir analyser et gérer les demandes d'informations
- Savoir appliquer la réglementation des domaines FI/FC
- Savoir hiérarchiser les informations et les priorités, respecter les calendriers.
- Savoir accueillir le public en toutes circonstances.
- Savoir mettre en œuvre les consignes données
- Savoir rédiger un courrier, une note ou un compte-rendu de réunion
- Savoir organiser et gérer un système de classement
- Savoir rendre compte
- Savoir être
- Sens du contact et qualité d'écoute
- Sens du travail en équipe
- Être capable de s'adapter au contexte et à ses interlocuteurs
- Rigueur et clarté en tenue de documents administratifs
- Bon relationnel et esprit d'équipe
- Discrétion
- Respect de l'usager
- Faire preuve de polyvalence et de disponibilité

**CONDITIONS PARTICULIERES D’EXERCICE**
- Télétravail non adapté la 1ère année
- Permanence d’ouverture du secrétariat