Chef(Fe) Du Service Des Instances Et Conférences

**Titre du poste**: Chef(fe) du Service des instances et conférences

**Unité administrative**: Service des instances et des conférences (SIC)

**Lieu d’affectation**: Paris, France

**Statut et grade**: Emploi à recrutement international / Niveau P, Grade P5 échelon 1

**Durée de l’engagement**: 3 ans renouvelables, assortie d’une période probatoire de 6 mois

**Traitement annuel de base**: 78 551 euros

**Ajustement annuel de poste**: 33 541 euros

**Autres avantages**: En cas de recrutement en dehors du lieu d’affectation : prise en charge du transport A/R du lieu de recrutement au lieu d’affectation (+ indemnité de première installation) ;
Allocations, indemnités et participation au régime de prévoyance de l’Organisation

**FONCTIONS PRINCIPALES**

Sous l’autorité du Directeur de cabinet de la Secrétaire générale, le Chef ou la Cheffe du Service des instances et conférences (SIC) a pour mission de piloter la mise en œuvre de la stratégie de l’Organisation au niveau du Service des instances et des conférences. Il/elle sera chargé(e) à ce titre de planifier, suivre, contrôler la tenue des travaux Du Secrétariat des Instances et en assurer la gestion en anticipant toutes les dimensions institutionnelles, politiques, normatives et opérationnelles.

Il/elle aura pour activités principales de:

- contribuer à la construction et à la mise en œuvre des orientations stratégiques de l’Organisation dans les domaines de compétences du SIC ;
- développer des propositions de programmation et/ou d’actions, en lien avec les autres unités administratives concernées ;
- garantir l’alignement entre les actions du SIC et les décisions et règles de l’Organisation, particulièrement dans le règlement unique des instances ;
- coordonner la préparation et assurer la mise en œuvre de la planification des réunions des instances, commissions et groupes de travail ad’hoc ainsi que du budget prévisionnel du SIC ;
- développer les méthodes et outils s’inscrivant dans le cadre des orientations de l’Organisation et de l’amélioration du pilotage du SIC, en lien avec le Cabinet de la Secrétaire générale, le Bureau de l’Administratrice et les autres Unités administratives ;
- être l’interface privilégiée pour les délégations participant aux instances, commissions, comités et groupes de travail du CPF ;
- assurer la gestion des inscriptions, en vue de la participation des délégations aux sessions des instances de la Francophonie (CPF, CMF et Sommet) ;
- contribuer à la modernisation de la plateforme des instances ;
- coordonner les travaux du secrétariat des instances, établir et tenir à jour les archives des instances et assurer la publication et la diffusion des documents de travail dans les délais prescrits par le règlement unique des instances ;
- superviser l’envoi des convocations, des projets d’ordre du jour et d’ordonnancement des travaux et de la documentation y relative et assurer la rédaction du relevé de décisions ainsi que du rapport des instances ;
- organiser et structurer l’équipe du SIC en veillant à sa performance dans l’atteinte des objectifs et en assurer la gestion au quotidien ;
- rendre compte et justifier de l’utilisation du budget au regard des résultats obtenus (imputabilité) ;
- établir et maintenir avec les autres unités administratives de l’Organisation les mécanismes de communication et de fonctionnement nécessaires à la réalisation des activités ;
- veiller à l’image de l’Organisation en la valorisant, en interne et à l’externe, en lien avec l’unité en charge de la communication ;
- assurer la représentation de l’OIF aux réunions et conférences pertinentes ;
- remplir toute autre tâche confiée par la hiérarchie en lien avec les missions du SIC.
- être ressortissant(e) d’un État ou gouvernement membre de l’OIF ;
- être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Master II ou équivalent en relations internationales, Droit public international, Droit des Organisations internationales, sciences politiques, management des organisations, sciences humaines et sociales ou toute autre discipline apparentée ou domaines connexes.
- posséder une expérience pertinente, d’au moins sept (7) ans, dont au moins cinq (5) dans des fonctions managériales dans le domaine de l’organisation, la gestion d’instances, conférences ou réunions de niveau international pour le compte d’une organisation de coopération bilatérale ou multilatérale ;
- avoir une expérience avérée d’au moins cinq ans dans le domaine de la rédaction de rapports et de notes ;
- disposer d’un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
- démonter une connaissance générale de l’environnement institutionnel de l’OIF ;
- avoir acquis dans l’exercice de ses fonctions antérieures une expérience significative de coordination générale incluant une capacité d’animation et de motivation d’équipe dans un contexte multiculturel ainsi qu’une aptitude à travailler de manière transversale avec les autres unités administratives de programme et extérieures de l’Organisation ;
- avo