Psp / Siege]assistante Administrative / pole Sante Publique (H/F)

**À propos de nous**:
Le Pôle de Santé Publique des Hospices Civils de Lyon est un pôle transversal d’activités médicales réparties sur 6 thématiques : les Territoires, les Vigilances réglementaires, les Centres régionaux, la Promotion et santé des populations, l’Information médicale, l'appui à la recherche. Ses grandes missions sont conduites en lien avec les directions fonctionnelles centrales, les directions transversales, et les Groupements Hospitaliers.

**Mission**:
Vous souhaitez intégrer un pôle dynamique au sein d’un établissement hospitalier de référence ?
Nous recrutons une Assistante administrative polyvalente, rigoureuse et autonome, pour accompagner la direction du pôle dans ses missions quotidiennes : secrétariat, organisation logistique, suivi administratif, appui aux équipes médicales et communication interne.

**Positionnement dans l'organisation**
- ** Rattachement hiérarchique**: Cadre administratif du pôle
- ** Relations fonctionnelles**: Chefs de service, médecins, cadres du pôle, secrétaires médicaux et administratifs, directions fonctionnelles (RH, finances, qualité, informatique ), partenaires extérieurs (ARS, ABM, Université Claude Bernard Lyon 1, etc.)

**Misions principales**

**1. Gestion du secrétariat administratif**
- Accueil physique et téléphonique sur site.
- Gestion du courrier, courriels, rédaction de documents administratifs simples.
- Mise à jour de tableaux de bord, plannings et bases de données.

**2. Organisation logistique et gestion des agendas**
- Planification des rendez-vous du quatuor de Pôle (Chef de Pôle, Directeur, Cadres soignants et Administratif)
- Organisation des réunions (réservations, convocations, préparation des dossiers, relances, listes de présence, installation).
- Rédaction et diffusion des comptes-rendus avec suivi des actions.
- Coordination des événements internes (AG, conférences, réunions).
- Gestion des arrivées, départs et planning des stagiaires.
- Gestion du matériel (papeterie, informatique, fournitures).

**3. Suivi administratif des activités du pôle**
- Participation à la gestion des dossiers transversaux : conventions, appels à projets, rapports d’activité.
- Appui à la collecte de données et facturation trimestrielle des transports d’organes.
- Gestion des comptes logistiques : ordres de mission France et étranger, frais, locations, fournitures.
- Réception, vérification, enregistrement, suivi et contribution aux dialogues de gestion.
- Suivi des échéanciers, relances administratives, archivage papier et numérique.
- Veille au respect des délais réglementaires.

**4. Appui aux professionnels de santé**
- Interface avec les services hospitaliers pour besoins logistiques ou organisationnels.
- Gestion de la diffusion des protocoles, procédures et communications internes.

**5. Actions de communication**
- Contribution à la gestion et à la mise à jour du site intranet.
- Élaboration et diffusion des newsletters internes.
- Diffusion des communications internes aux équipes du pôle.

**Profil**:
**Profil recherché**:

- Maîtrise des outils bureautiques (pack Office, messagerie, bases de données).
- Organisation, rigueur et autonomie.
- Capacités rédactionnelles.
- Sens du service et aisance relationnelle.
- Discrétion et respect absolu de la confidentialité.
- Une expérience en milieu hospitalier est un plus.

**Conditions de travail**:

- Lieu : Site Lacassagne
- Quotité de temps de travail : 100%
- Rythme de travail : 5 jours du lundi au vendredi
- Poste classé à repos fixe : 28 CA + 15 RTT (sur la base d'une année pleine)
- Date de recrutement souhaitée : 01/09/2025