Assistant Administratif

Assistant(e) administratif(e) Conservatoire de Musique d’Ezanville

Association Loi 1901 à but non lucratif, le conservatoire de Musique d’Ezanville a pour but de favoriser le développement et l’éducation, pour tous les âges, de l’art de la musique, la danse et l’art dramatique dans le département du Val d’Oise.

Le Conservatoire accueille 200 élèves et offre une diversité d’enseignements avec ses 14 professeurs(es).

Sous l’autorité du professeur coordinateur et de la présidence.

**Mission principale du service : tâches administratives du conservatoire**

**Contrat de travail à durée indéterminé à temps partiel**

**Création de poste**

**Activités et tâches**:

- Accueil téléphonique et physique des publics, des usagers et des enseignants
- Traitement des mails
- Organisation et réalisation des inscriptions des élèves (renseignements, accompagnement, saisie informatique)
- Suivi de la scolarité des élèves
- Contact permanent avec les professeurs
- Suivi du parc instrumental (location d’instruments et gérance des instruments)
- Gestion des plannings des salles, de l’agenda du conservatoire, des présences des élèves et des enseignants en collaboration avec la Mairie et le Complexe de la Prairie
- Rédaction de courriers, d’attestations, de factures, de relances, etc
- Comptabilité : écritures à transmettre au CAS, enregistrement des chèques d’inscription, des chèques ANCV, etc
- Assurer le suivi de l’orchestre à l’école et de sa gestion
- Gestion du personnel (contact avec le SEVO pour les fiches de paie, modifications d’horaires, vérifications) et envoi des fiches de paie
- Édition et gestion des contrats de travail ou avenants des professeurs(es)
- Gestion des archives
- Déplacements sur les différents sites (Mairie, Complexe de la Prairie, milieux scolaires, autres services de la Mairie, Maison de retraite, autres structures, etc.)

**Activités occasionnelles**:

- Organisation de spectacles, de diverses manifestations et de cérémonies (gestion de planning,

élaboration des programmes, divers courriers, demandes de salles, gestion du public, des

élèves et des professeurs durant les manifestations, concerts et spectacles, présence pendant les différentes manifestations, etc )
- Mise en place du forum des associations (inscriptions et renseignements auprès des parents et des élèves, gestion des professeurs durant le forum) présence indispensable.
- Disponibilité et présence durant les cérémonies commémoratives (11 novembre, 8 mai et 18 juin).
- Préparation des dossiers d’examens et organisation (centralisation des informations, convocations, etc )
- Mise en place des auditions de classe en fin d’année scolaire
- Demandes de subventions
- Organisation Assemblée Générale Ordinaire

**Compétences et profil recherché**:
**Connaissances théoriques et savoir-faire**:

- Maîtriser les règles et procédures administratives quelles qu’elles soient
- Maîtriser les techniques de bureautique (Word, Excel) ainsi que internet
- Etre réactif, rigoureux et capable de travailler en équipe
- Faire preuve d’anticipation et avoir le sens de l’organisation
- Qualités rédactionnelles
- Vous êtes polyvalent et faites preuve de devoir de réserve ainsi que de discrétion professionnelle.
- De préférence, personne issue du monde de la musique avec de solides connaissances dans le domaine.

**Savoir Etre : comportement, attitudes, qualités humaines**:

- Avoir le goût et le sens de l’accueil et faire preuve de bonnes qualités relationnelles
- Capacité à travailler en autonomie et en équipe
- Etre ponctuel et disponible

**Conditions d’exercice du poste**:

- Lieu secrétariat du Conservatoire : dans les locaux du CMACL, Place Jules Rodet à Ezanville
- Lieu des cours du Conservatoire : Complexe de la Prairie, 21 rue de Condé à Ezanville
- Horaires du secrétariat du Conservatoire : du lundi au vendredi de 15h à 19h (ces horaires sont susceptibles de changer par rapport aux besoins de la structure)
- Relations fonctionnelles : services municipaux, enseignants, direction du conservatoire,

établissements scolaires, le Département, structures de la commune d’Ezanville, Centre de

Loisirs, Maison de retraite, associations sportives et culturelles et autres
- Contraintes : poste adapté aux horaires d’ouverture au public

**Contact : 0139918913**

**Téléphone : 01.39.91.89.13**

**Instagram : conservatoire_musique_ezanvill**

**ASSOCIATION LOI 1901 A BUT NON LUCRATIF**

Type d'emploi : Temps partiel, CDI

Salaire : 1 265,22€ par mois

Nombre d'heures : 20 par semaine

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Heures supplémentaires

Lieu du poste : En présentiel