Adjoint Au Chef Du Service de L'état Civil Et Titres D'identité Et Responsable Du Groupe Conservation

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants. Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité **Contexte du recrutement et définition de poste**: **Au sein de la Direction de la Citoyenneté et des Services à la Population, le service état-civil et titres d'identité, qui est composé de 3 groupes ("guichet unique", "conservation, mise à jour & délivrance des actes", "Mairies de proximité"), a pour mission principale l'accueil du public, la délivrance des actes de l'état civil (acte dressé ou transcrit, reconnaissance), ainsi que l'établissement de titres d'identité et de diverses formalisés.** **Vous serez en charge d'assister le chef du service dans la supervision, la coordination et la gestion quotidienne des activités du service et l'intérim en son absence, ainsi que l'analyse juridique de dossiers et la rédaction de courriers.** **Vos missions principale**s seront**: - L'assistance au chef du service dans la conduite de la gestion fonctionnelle du service: - vous coordonnerez les différentes cellules composant le service, - vous assisterez le chef du service dans la planification et la coordination des tâches, projets et réunions, - vous définirez les objectifs de fonctionnement, lirez et analyserez les courriers du service, - vous déclinerez les directives hiérarchiques, - vous répartirez les missions administratives et veillerez à leur réalisation dans les délais impartis, - vous assurerez l'intérim du chef de service en son absence notamment en matière RH (validation des demandes de congés, formation, badgeages, etc...), - vous assisterez et conseillerez les gestionnaires dans les traitements des dossiers, - vous assurerez la communication interne au sein du service, ainsi que la communication avec les directions, - vous préparerez et rédigerez des rapports, des présentations et des documents administratifs, des comptes-rendus de réunion, etc..., - vous contribuerez à l'amélioration des processus du service, - vous représenterez le chef de service et/ou le directeur lors de réunions. - La gestion administrative et juridique: - vous assurerez une veille juridique relative à l'évolution de la réglementation en matière d'état civil, - vous réaliserez des analyses juridiques de dossiers présentant une difficulté pour préparation d'une réponse, - vous sécuriserez les procédures dans le cadre du traitement de dossiers (respect de la traçabilité des formalités réalisées), - vous gérerez et suivrez les procédures administratives (guide de procédures, fiches réflexe, etc...), - vous rédigerez des projets de réponses aux usagers et professionnels, transmettrez au parquet de Nice et aux collectivités extérieures, - vous assisterez les agents pour la gestion des situations conflictuelles et des dossiers présentant une difficulté, - vous réaliserez des auditions de mariage et de reconnaissance, - vous gérerez des dossiers de changement de prénom et de nom, ainsi que de rectifications d'actes, - vous gérerez des feuillets timbrés d'état civil en collaboration avec l'archiviste des registres d'état civil (contrôle de la commande et répartition des feuillets timbrés, reliure des registres et transmission d'une copie au greffe du TGI), - vous élaborerez des statistiques mensuelles et annuelles relatives à l'activité du service, **Missions occasionnelles**: - vous participerez aux permanences des cadres le samedi, dimanche et/ou jours fériés en cas de nécessité de service, et à l'astreinte téléphonique "décès" les dimanches et jours fériés. **Conditions de travail**: - Cycle de travail : 37h30 heures sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite) - NBI : NON - Groupe RIFSEEP : 3 - Accès Tramway T1: Arrêt "Opéra Vieille-Ville" - Possibilité de stationnement gratuit : NON - Temps partiel possible : NON - Travail en open-space : NON - Accessibilité PMR : OUI - Télétravail : NON **NOUS REJOINDRE - NOS ATOUTS** - 39 jours de congés pour un temps plein (25 jours de congés annuels + 14 RTT) 25 jours de congés pour un temps plein 35h, sauf temps de travail annualisés. - Prise en charge des frais de transports en commun à hauteur de 75% (Réseau Lignes d’Azur et SNCF) et forfait mobilités durables. - Avantages du comité d’œuvres sociales : voyages, coupons sports, chèques vacances, de rentrée, tarifs préférentiels dans des complexes sportifs, cinémas, pour les activités des enfants, bons d’achats pour mariages, PACS, naissances, adoptions - Participation employeur à la mutuelle santé et au contrat de prévoyance collectif. - Gratuité des musées et du Parc Phoenix pour les résidents métropolitains. - Carte ou Tickets Restaurant (valeur faciale 10€), sauf pour les Directions opérationnelles ayant déjà un self ou une cantine. - Formations et perspe