Assistant Manager

Vous êtes curieux(se), empathique, courageux(se) et aimez la relation client ?

Participez au développement d’une activité à fort taux de croissance.

KiteWork, partenaire du Réseau BUROCLUB qui compte 257 centres d’affaires en France et à l’étranger ; cherche un(e) assistant(e) polyvalente, chargé de la relation client pour son centre d’affaires et de coworking à Lyon GERLAND.

Le nouveau centre d’affaires d’environ 1.500m2, situé à GERLAND regroupe des bureaux équipés, des espaces réunion, et développera les nouvelles solutions de travail flexible : un espace coworking, des plateaux pour des équipes projets, des espaces animation/évènement, dans une ambiance design séduisante et actuelle.

Impliqué dans la gestion et l’animation quotidienne de KiteWork Gerland, partenaire BuroClub, votre mission consiste à proposer aux clients la meilleure qualité d’accueil et de service possible. Vous participez également à la mise en place d’événements et êtes toujours disponibles et à l’écoute de nos résidents afin de répondre au mieux à leur besoins.

Vous serez en contact permanent avec des entrepreneurs pour les accompagner dans leur quotidien. Votre mission sera de faire en sorte que leur cadre de travail soit agréable et toujours opérationnel.

Vous êtes en charge des aspects exploitation, hôtellerie, et assistanat du centre qui participeront au succès du site. Polyvalent(e) et autonome, vous serez rattaché(e) à la gérante.

**1-** **Exploitation**

FRONT DESK
- Anime et gère l’organisation du point d’accueil du centre d’affaire.
- Accueil, renseigne et guide les visiteurs,
- Gère les accés, les clés et les badges des membres et visiteurs
- Réceptionne et traite les appels téléphoniques, traite les messages et assure la permanence téléphonique pour certains clients.
- Réception courrier, les AR et les colis.
- Distribution et réexpédition des courriers clients.
- Réceptionne et traite les demandes des membres du centre et coordonne les actions s’y rapprochant
- Gestion des réservations des salles de réunion, facturation et suivi
- Représente l’image d’accueil de KITEWORK auprès de la clientèle de standing du groupe KITEWORK
- Impute les règlements effectués au Front desk

BACK OFFICE
- Assure et contrôle les conditions d’accueil optimales du centre d‘affaires (inspection qualité des espaces communs, salles de réunion, bureau équipés, petite hôtellerie).
- Effectue (et trace) la livraison des produits et/ou des services les résidents du centre
- Assure le service de petite hôtellerie en salles de réunion et dans les espaces détentes (réassort)
- Gestion de l’infrastructure technique du centre (lignes tél ; copieurs, logiciel de taxation, internet et réseaux)
- Gérer les connexions aux réseaux informatiques et téléphonie (baie de brassage).
- Gestion des photocopieurs.
- Facturation mensuelle des prestations clients
- Effectuer les relances et encaissements
- Editer les statistiques mensuelles
- Réalisation de divers documents administratifs.
- Gestion de la relation fournisseurs

**2-** **Commercial & marketing**
- Gestion des réservations des salles de réunion, facturation et suivi
- Participation à l’activité commerciale du site (visites prospects, proposition de services, relances et réalisation des contrats).
- Aide à la création des supports commerciaux et marketing locaux (mailing, traitement des fichiers prospects, rédaction, mise en ligne de contenu, suivi des prestataires).
- Assistance aux projets de communication et marketing,
- Organisation d’évènements de convivialité, partenaires et de contenus professionnels
- Création des contenus édito des événements interne + préparation des supports de communication, coordination avant, pendant et après l’événement,

**Description du profile**:
Vous justifiez d’une 1ère expérience minimum dans les métiers du service en particulier en hôtellerie, gestion de centre d’affaires, ou commerce.
- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l’organisation et votre autonomie
- Vous êtes positif, dynamique, réactif, empathique. Vous êtes orienté client, vous avez une présentation irréprochable, le sourire, la diplomatie. Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles, facilités d'élocution et de compréhension, gestion du stress... autant d'éléments indispensables pour exercer cette profession.
- Avoir des connaissances diverses:

- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat,
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu

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