Assistant Administratif

_Mission principale du pôle Petite Enfance et Parentalité :_

Proposer un accueil de qualité aux enfants de 0 à 4 ans (6 ans pour les enfants en situation de handicap).
- Composition du pôle _

Un coordinateur Petite Enfance, une directrice pour chaque établissement d’accueil du jeune enfant, (crèches collectives et crèche familiale), des éducateurs de jeunes enfants, des auxiliaires de puériculture, des ATSEM, des agents techniques (agents d’entretien, de restauration), des assistants maternels, un médecin, un psychologue, un référent parentalité, un responsable du point information petite enfance, un responsable du Relais Petite Enfance, des assistants administratifs petite enfance.
- Positionnement hiérarchique du poste dans l’organigramme de la Direction de la famille :_

Sous l’autorité hiérarchique du coordinateur petite enfance.

**-Mission du poste**:
L’assistante administrative du pôle petite enfance et parentalité recueille et traite l’information nécessaire au fonctionnement du pôle. Elle suit les dossiers administratifs et assiste le référent parentalité et le responsable du point information petite enfance de la ville.

**-Activités**:

- Accueillir le public de la maison de la famille,
- Répondre aux appels téléphoniques et mailings,
- Gérer les dossiers de l’AMGED pour le traitement des demandes de subventions des parents employeurs (garde simple ou partagée, assistante maternelle)

(Enregistrement des nouveaux dossiers - Suivi des justificatifs trimestriels - Tableau des paiements pour le service Finances),
- Réaliser les bons de commande des repas SOGERES des trois établissements en Délégation de Service Public.

**→ En collaboration avec le responsable du point information petite enfance**:

- Aider à la préparation de la commission d’attribution de places en crèches (courriers réponses ),
- Vérifier la complétude des dossiers de pré-inscriptions des familles (documents, cohérence des données, confirmations de naissance...),
- Valider les « dossiers famille » via les demandes de nouvelles personnes (dans Concerto) pour les enfants de 0 à 4 ans,
- Enregistrer les demandes de place en crèche et halte-garderie sur le réseau petite enfance et/ou le logiciel Gofast et dans Concerto,
- Echanger avec les familles sur le suivi de leur dossier par téléphone, ou mail (via l’espace citoyen),
- Informer les familles sur les modalités de pré-inscription en crèche,
- Informer les familles des attributions des places,
- Enregistrer les appels téléphoniques des familles sur le fichier EXCEL correspondant,
- Gérer les messages de la boîte mail du point information petite enfance lors de l’absence du responsable.

**→ En collaboration avec le référent parentalité**:

- Saisir les demandes d’inscriptions des familles aux ateliers et conférences parentalité,
- Saisir les données statistiques pour les bilans d’activité,
- Transférer au coordinateur petite enfance les demandes des intervenants (prestataires, associations, partenaires ) lors de l’absence du référent parentalité.

**-Compétences et aptitudes requises**:

- 1/ Compétences techniques :_
- Word - Excel
- Logiciels métiers (Ciril Finances, Concerto, Espace Agents, e-attal)
- 2/ Connaissances :_
- Secrétariat
- Notions budgétaires et comptables
- Environnement territorial
- 3/ Qualités :_
- Faire preuve de discrétion professionnelle
- Rigueur, assiduité, disponibilité
- Sens de l’organisation - Intérêt pour le travail dans le domaine de la Petite Enfance et de la parentalité
- Intérêt pour le contact humain et la relation aux autres

**-Spécificités**:
1_/ Conditions d’exercice _:
Poste basé au rez de chaussée de la maison de la famille
- 2/ Horaires_
- 37h45 hebdomadaires_
- 3/ Cadre d’emplois (préciser le grade si nécessaire) :_

Catégorie C, filière administrative
- 4/ Moyens :_

Bureau individuel, Téléphone, Informatique

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 800,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi

Lieu du poste : En présentiel