Assistant (E) de Direction

Notre bureau de Paris recherche un(e) Assistant(e) de Direction expérimenté(e) pour assurer le soutien principal des Directeurs Régionaux (RMP) de l'UE dans un environnement axé sur le travail d'équipe et extrêmement dynamique.

L'Assistant(e) de Direction agit en tant que point de contact clé et représentant(e) des RMP, facilite la pratique de communication ouverte de l'entreprise avec le personnel, les opérations, les clients et les partenaires commerciaux.

Veuillez noter que ce poste n'est pas en télétravail. Nous avons hâte de travailler avec notre nouvel(le) Assistant(e) de Direction dans notre incroyable bureau de Paris. -
Le PosteGérer les arrangements de voyage d'affaires et les itinéraires - y compris la mise en place de réunions de plusieurs jours, la logistique, l'hébergement, les visas, le transport et les repas
- Gestion complexe de calendriers à travers plusieurs fuseaux horaires, en collaboration avec les membres de l'équipe et les clients pour s'assurer que les réunions hautement complexes sont synchronisées entre toutes les parties et exécutées sans problème
- Planifier des réunions hautement confidentielles et gérer des documents et informations confidentiels
- Surveiller les communications, y compris les courriels, les appels et les invitations, et assurer une réponse rapide
- Examiner, prioriser et suivre la correspondance par courriel avec discrétion, y compris répondre en leur nom selon les directives
- Accueillir les clients
- Coordonner les retraites et ateliers au niveau du conseil d'administration
- Liaison principale et point de contact pour les collaborateurs directs du RMP
- Maintenir les relations clients et tenir le CRM à jour
- Réserver des déjeuners et dîners (professionnels et privés)
- Organiser les réunions internes « All Staff », y compris la compilation de la présentation / l'organisation de l'équipement audiovisuel et des installations
- Rédiger et diffuser les communications régionales
- Servir de liaison entre les contacts/clients internes et externes de manière professionnelle
- Organiser des événements externes (tables rondes clients)
- Soutenir la compilation et la préparation de rapports et présentations - niveau conseil d'administration
- Préparer les supports pour les réunions clés
- Maintenir de bonnes relations de travail avec les Assistant(e)s de Direction internes et externes
- Répondre aux appels de manière professionnelle
- Collecter la documentation pour les notes de frais et les traiter
- Renouveler les adhésions professionnelles
- Soutenir l'équipe administrative - questions RH / Congés / Charge de travail
- Traiter les demandes et problèmes informatiques
- Coordination des appels de conférence audio et vidéo via Teams et Zoom
- Être un(e) ambassadeur/ambassadrice de l'entreprise en tout temps
- Effectuer toutes les autres tâches connexes nécessaires
Vos QualificationsFormation de niveau universitaire (Licence/Master)
- Expérience démontrable dans le soutien d'un cadre dirigeant au sein d'une entreprise internationale, une expérience dans le secteur serait un avantage
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique avec un fort sens de l'urgence et du professionnalisme
- Excellente attention aux détails et compétences supérieures en organisation et gestion du temps
- Compétences supérieures en communication verbale et écrite
- Expérience et compétence dans l'interaction avec les cadres dirigeants
- Capacité à anticiper les besoins et à opérer de manière proactive
- Sensibilité aux projets et informations confidentiels
- Maîtrise courante du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit
Logiciels RequisDoit être compétent(e) à expert(e) dans les logiciels suivants:

- Microsoft Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Adobe Acrobat (pour manipuler, éditer, rogner, réduire la taille des fichiers PDF existants)
- Familiarité avec les bases de données (compréhension de base de la construction de bases de données, fonctionnalité de recherche, tenue de registres de base, l'expérience de Deltek Vision est un plus)
- À l'aise avec la technologie et compréhension des principaux canaux de médias sociaux
La Vie chez GenslerNous encourageons chaque personne chez Gensler à mener une vie saine et équilibrée. Nos avantages complets comprennent une assurance médicale et dentaire, des prêts pour titres de transport, une pension et des opportunités de bonus deux fois par an.Dans le cadre de l'engagement de l'entreprise envers le développement professionnel, Gensler offre un remboursement pour certaines qualifications professionnelles et les renouvellements et frais d'examen associés. De plus, nous remboursons les frais de scolarité pour certains programmes ou cours éligibles. Nous considérons nos programmes de développement professionnel comme des investissements stratégiques dans notre avenir.- _____
- Our Paris office is seeking an experienced Executive Assistant to act as the primary support for the EU Regional Managing Principals