Assistant-e Administratif-ve Du Président de Centre

Au sein du Secrétariat Général, vous assurez des missions polyvalentes en tant qu’assistante administrative et logistique du président du centre (50%) et vous réaliserez la gestion administrative de proximité RH pour les agents de l’unité SDAR (50%). Vous serez amené à participer à la gestion de dossiers transversaux et à réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement.

Le centre INRAE Lyon-Grenoble Auvergne-Rhône-Alpes réunit une vingtaine d'unités de recherche et près de 550 agents répartis sur le territoire régional. Parmi celles-ci, l’unité des Services Déconcentrés d'Appui à la Recherche (SDAR) a pour fonction de soutenir les activités du centre dans différents domaines notamment dans la gestion administrative, la gestion des ressources humaines,. Les 55 agents de cette unité sont répartis entre les sites de Lyon et Grenoble.
- Afin d’assister le président de centre, vos missions seront les suivantes:

- Assurer la gestion de la messagerie électronique et de l’agenda partagé du président, programmer et contrôler les échéances
- Assurer la rédaction et le suivi des courriers administratifs
- Assurer de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du Président telles que la gestion des notes de frais, la recherche de prestataires en événementiel et la gestion des convocations
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Président et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, instances, déplacements ) et rédiger des comptes-rendus.
- Contribuer à la communication institutionnelle du président, en lien avec le service communication du centre, en répondant aux demandes d'informations internes et externes
- Afin d’accompagner les agents de l’unité SDAR, vos missions seront les suivantes:

- Garantir la gestion administrative de l’unité, en lien avec le service RH, en étant l’interlocuteur de proximité des agents
- participer au suivi des inscriptions à la restauration et aux visites médicales.
- Assurer la bonne gestion des temps de travail et des absences
- Participer au processus de recrutement de l’unité et accompagner les nouveaux entrants dans la mise en place de leur dossier administratif
- Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d’entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents simples d'information
- Assurer la mise à jour des bases de données administratives et soutenir l’analyse de celles-ci
- Etre en appui de proximité du service RH lors des campagnes annuelles relatives à la paie des agents (avancement de carrière, entretiens annuels, transports...)
- Assurer la suppléance de l’Assistante du directeur d’unité et la rédaction de comptes-rendus notamment des réunions des instances SDAR.

Le poste est à pourvoir en CDD sur le site de Lyon-Villeurbanne et fera l’objet d’une pérennisation.

Possibilité d'un jour de télétravail / semaine
- Expérience appréciée en rédaction de compte-rendu._
- Goût pour une activité en lien avec les ressources humaines_

**Connaissances**:

- Techniques de communication, s'exprimer oralement de façon claire et concise
- Très bonne expression écrite, rédaction sans faute d'orthographe, techniques de prise de notes
- Notions générales en gestion de proximité RH auprès des agents

**Compétences**:

- Savoir planifier son travail en respectant les délais contraints et les pics d’activité, avoir le sens de l'initiative
- Faire preuve d’une grande polyvalence dans les tâches à accomplir
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Sens de la confidentialité
- Rigueur / Fiabilité, capacité à travailler avec précision et à rendre compte
- Sens relationnel, capacité à entrer en contact pour la recherche d'information

Une expérience similaire de 5 ans dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative serait appréciée.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 2 018,00€ à 2 353,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Lieu du poste : Télétravail hybride (69100 Villeurbanne)