Executive Assistant Bilingue

**À propos du poste**
Rattaché (e) au CEO, Nous recherchons un(e) Executive Assistant dynamique, polyvalent(e) et doté(e) d’un profil Business Developper. Ce poste est destiné à un profil expérimenté, capable de prendre en charge l’ensemble des missions de gestion administrative et de projet de développement, tout en apportant un support stratégique à la direction.

**Responsabilités**
- En tant que Executive Assistant (e) bilingue vous aurez la responsabilité des missions suivantes :Assister le CEO et optimiser son quotidien
- Gestion proactive de l’agenda : organisation des rendez-vous, des réunions et des priorités, tout en anticipant les imprévus pour garantir un emploi du temps fluide.

**Relations et communication avec les parties prenantes**
- Interface avec les interlocuteurs internes et externes : maintien de relations professionnelles avec les clients, partenaires et équipes internes
- Support aux parties prenantes : apporter un soutien constant aux différents acteurs dans la gestion des priorités et des demandes urgentes.

**Gestion des priorités et du temps**
- Organisation et anticipation des priorités : Identifier et hiérarchiser les tâches urgentes et importantes de la direction, tout en étant réactif et flexible face aux évolutions du quotidien.

**Gestion de la confidentialité**
- Traitement des informations sensibles : manipuler des données confidentielles avec discrétion, en respectant les normes de confidentialité et de sécurité de l’entreprise.
- Préparation et suivi des réunions : création de supports de présentation, rédaction des comptes-rendus et suivi des actions à mettre en place suite aux réunions internes et externes.
- Assistance à la préparation et suivi des offres commerciales grand comptes : création de supports de présentation, des contrats de confidentialité, des matrices budgétaires
- Suivi et mises à jour des présentations stratégique et financière de la société
- Support logistique et opérationnel : coordination des réservations de salles, du matériel informatique et des repas, ainsi que la gestion des installations techniques avant chaque meeting.
- Gestion des déplacements professionnels : organisation complète des voyages (réservations d'hôtels, billets d'avion, visas, etc.) et préparation des documents nécessaires avec l’aide de l’Office Manager.
- Suivi administratif des contrats : veiller à la bonne gestion des signatures des contrats via des outils comme Yousign, et assurer un suivi rigoureux des dossiers en coordination avec le département Finance et le département métier
- Validation des notes de frais : contrôle et validation des notes de frais du CEO en respectant les procédures internes.

**Profil**
- De formation Bac+2 minimum, vous disposez d'une grande autonomie avec au moins 5 ans d’expérience réussie en tant qu’Assistante de direction/executive assistant, idéalement dans un environnement complexe et à forte activité, impliquant de la gestion de projets et de plannings.
- Vous avez précédemment occupé un poste nécessitant un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité.
- Vous avez un grand sens de l’organisation, vous savez prioriser et gérer simultanément plusieurs activités complexes
- Vous avez une excellente communication verbale et écrite, en anglais comme en français
- Vous faites preuve de diplomatie et d’une forte capacité à interagir avec nos clients VIP
- Vous avez de très solides compétences en MS Office (maîtrise avancée de Outlook, Word, Excel, PowerPoint et Teams)
- Des connaissances en IT seraient appréciés

**Conclusion**

Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Rémunération : 45 000,00€ à 55 000,00€ par an

Lieu du poste : En présentiel