Assistant Ressources

Assurer le secrétariat de la sous-directrice (cheffe de service) et des 2 chefs de mission + interface avec les rédacteurs

activitesPrincipales

I. Secrétariat : - Standard - Gestion du courrier entrant et sortant - Gestion de l'agenda de la cheffe de service et de ses 2 adjoints - Accueil des visiteurs - Réservation des salles de réunion ; création et lancement des webconférences - Assistance à l'installation et à la prise de fonction des nouveaux agents et stagiaires - Compilation et mise en forme des notes produites par le service - Enregistrement, diffusion et archivage des notes à l’aide du logiciel Diplomatie - Enregistrement, diffusion et classement des questions parlementaires - Enregistrement, diffusion et classement des courriers attribués à INT - Préparation hebdomadaire de la liste des personnalités étrangères en visite en France pour le Conseil des Ministres - Préparation mensuelle des dossiers « CAG » et des briefings des correspondants européens - Préparation ponctuelle de dossiers en fonction des besoins du service - Commande de fournitures - Diffusion d’informations liées à l’environnement de travail et aux aspects RH - Création de tableurs, synthèse, mémo utiles à l’ensemble de l’équipe II. Gestion : - Préparation et suivi des missions grâce au logiciel Notilus - Suivi budgétaire de l’enveloppe P105 du service dédiée aux frais de missions - Comptabilisation et transmission des indicateurs LOLF - Gestionnaire SAGHA pour l’ensemble des rédacteurs et du secrétariat - Participation à la gestion de boîtes génériques dédiées au suivi de programmes spécifiques mis en place par les rédacteurs - Rangement du groupe bureautique DUE-INT III. Maintenance : - Gestion des problèmes techniques et informatiques en lien avec les services de support DNUM et BAU - Suivi des travaux éventuels

niveauFormationRequis

competencesAttendues- Anglais- A2 Intermédiaire/Survie- estRequise- false-
- Bureautique- Maîtrise- estRequise- false-
- Gestion administrative et budgétaire- Pratique- estRequise- false-
- Gestion de l'information- Maîtrise- estRequise- false-
- Ministère et ses réseaux- Maîtrise- estRequise- false-
- Techniques de communication- Maîtrise- estRequise- false-
- Techniques de rédaction- Maîtrise- estRequise- false-
- Accueillir une personne, du public- Expert- estRequise- false-
- Assister- Expert- estRequise- false-
- Maîtriser les délais- Expert- estRequise- false-
- Mettre en forme un document- Expert- estRequise- false-
- Rechercher des données, des informations- Maîtrise- estRequise- false-
- Rendre compte- Maîtrise- estRequise- false-
- Travailler en réseau- Pratique- estRequise- false-
- Aptitude à l'écoute- Maîtrise- estRequise- false-
- Etre autonome- Expert- estRequise- false-
- Etre rigoureux- Expert- estRequise- false-
- Faculté d'adaptation- Maîtrise- estRequise- false-
- Faire preuve de discrétion- Expert- estRequise- false-
- Réactivité- Expert- estRequise- false-
- Sens de l'organisation- Expert- estRequise- false compositionEquipe

Une sous-directrice (cheffe de service) + 2 chefs de missions + 16 rédacteurs + 1 apprentie + 2 assistantes ressources

environnementProfessionnel

Travail en binôme avec l’autre assistant(e) Collaboration avec les sous-directions de la DUE, les cabinets (du Ministre, du Ministre délégué affaires européennes) et plus ponctuellement avec d’autres services, la Représentation permanente de la France auprès de l'UE, les correspondants européens des ambassades des états-membres de l’UE à Paris

liaisonsFonctionnelles

SGAE, Ministères techniques, Ambassades étrangères à Paris

conditionsParticulieres

Connaissance des mécanismes institutionnels de l'UE

dureeAffectation

Détachement sur emploi : détachement d'1 an, puis renouvellement de 2 ans et enfin pour une 4ème et dernière année. Par contrat : détachement sur contrat ou CDD jusqu'au 31 août 2027, renouvelable.

profilsStatutaires

Détachement sur emploi : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C ;
- rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste. Autres voies de recrutement : - agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 à 37 380 euros annuels bruts.