Charge.e Des Achats Et Du Suivi Budgetaires

**PRESENTATION DE LA FONDATION**

La Fondation de l’AP-HP a pour vocation d’accompagner et soutenir l’Assistance Publique -Hôpitaux de Paris dans ses domaines d’expertise : la prise en charge médicale, la recherche et l’innovation, au service des patients et des soignants. Composée de 38 hôpitaux franciliens et de 4 hôpitaux en région (Berck, Hendaye, La Roche-Guyon et San Salvadour), l’AP-HP est constituée en 4 groupes hospitaliers universitaires (GHU), tous rattachés à une université différente, faisant de cet établissement, le plus grand CHU de France. Avec et aux côtés de l’AP-HP, la Fondation de l’AP-HP intervient pour le développement du mécénat et de la philanthropie de cette institution.

La Fondation gère les dons destinés à l’AP-HP, qu’ils soient dédiés à un projet à un hôpital ou dont la finalité sera décidée par son Conseil d’Administration.

Les dons versés chaque année par des particuliers et des entreprises, dont la gestion et le suivi sont assurés par la Fondation se traduisent par:

- plus de 400 fonds dédiés.
- 63 salarié.es:

- 13 personnes au sein de l’équipe opérationnelle, présente au siège de la Fondation
- 50 personnels de recherche mis à disposition des équipes et des projets soutenus par la Fondation dans différents sites de l’AP-HP.

Face aux immenses besoins et enjeux de santé et santé publique dont l’AP-HP est un acteur incontournable du paysage français, européen et international, la Fondation a vocation à développer plus encore ses capacités d’action.

**MISSIONS**

**Suivi des achats**
- Recueillir les besoins des utilisateurs : informer sur les procédures, gérer les commandes, rechercher des fournisseurs, obtenir des devis, mettre en concurrence si nécessaire, et traiter les bons de livraison et services faits.
- Instruire les demandes d’achat des référents des équipes de recherche et des projets, ainsi que des directions du mécénat des GHU de l’AP-HP, en respectant les intentions des donateurs et mécènes.
- Passer les commandes et ordonner le paiement des factures en lien avec le comptable de la Fondation
- Gérer les devis et factures : réception, validation et paiement, envoi des devis validés, rédaction des bons de commande.
- Piloter avec le prescripteur de l’achat l'ensemble du processus de commande publique
- Assurer le classement et l’archivage des documents liés aux achats

**Suivi des remboursements de notes de frais et frais de mission**
- Informer les utilisateurs et s’assurer du respect des procédures en vigueur.
- Recueillir et contrôler les pièces justificatives pour les remboursements.
- Valider et procéder aux paiements des notes de frais et des frais de mission.
- Assurer le classement et l’archivage des documents

**Suivi budgétaire**
- Assure le suivi des budgets des projets sur son périmètre, dans le respect des procédures et des règles de gestion de la Fondation de l’APHP et de la réglementation de la commande publique.
- Il.elle est l’interlocuteur privilégié des référents des équipes de recherche et des projets pour leurs achats et dans le suivi de leurs budgets.
- Il.elle sera aussi en lien avec les directions du mécénat des groupes hospitalo-universitaires (GHU) de l’APHP pour leurs budgets dédiés.
- Instruit les demandes d’achat présentées par les référents des équipes de recherche et des projets et par les directions du mécénat des GHU de l’AP-HP,
- Informe les référents des équipes de recherche et des projets et aux directions du mécénat des GHU de l’AP-HP de l’exécution et de la consommation de leurs budgets.
- Produit les tableaux de bord de suivi de budgets
- Participe à la préparation des budgets initiaux puis annuels
- Alerte la Secrétaire Générale Adjointe aux Finances sur les dépenses incorrectement affectées ou non attribuées.

Dans le cadre de la refonte du système d’information de la Fondation:

- il.elle contribue à l’évolution des outils liés aux achats et au suivi budgétaire.
- Il.elle participera aux groupes de travail pour l’intégration de la solution choisie.

**Relations avec les partenaires comptables et financiers**
- Avec l’expert-comptable : transmet les pièces comptables et assure, avec et sous la responsabilité de la Secrétaire Générale Adjointe aux Finances, les travaux de révision pour les arrêtés semestriels et la clôture annuelle des comptes.
- Avec le commissaire aux comptes : contribue à la préparation du rapport annuel d’approbation des comptes et veille au respect des procédures.

**Marchés publics**
- Recense, évalue et formalise les besoins en partenariat avec les services prescripteurs
- Rédige le dossier de consultation des entreprises et les pièces financières associées
- Publie les procédures sur la plateforme dématérialisée
- Accompagne les prescripteurs dans l’analyse, la négociation et la sélection des offres
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