Assistant(E) de Gestion Administrative

il y a 13 heures

Monaco, France SAMMER Temps plein

**INTITULE DU POSTE **:Assistant(e) de gestion administrative.

**MISSION PRINCIPALE** : En étroite collaboration avec la Direction Administrative et Financière, assurer la gestion administrative des dossiers clients et fournisseurs et assurer les tâches de secrétariat technique et classique.

**ACTIVITÉS PRINCIPALES**:
1. Gestion administrative:
Accueil téléphonique, gestion et rédaction des mails et des courriers.

Assister à l’établissement des devis clients.

Assurer le suivi des dossiers clients:

- traiter et enregistrer les commandes,
- préparer les ordres de fabrication,
- vérifier la bonne tenue des pièces administratives (commande, ordre de service, signature marché,).
- Préparer les dossiers clients pour la facturation.

Réceptionner, enregistrer et transmettre les factures fournisseurs pour validation.

Préparer le paiement des factures fournisseurs.

Mettre à jour les bases de données clients et fournisseurs avec rigueur et méthode.

Préparer les documents pour la comptabilité.

Tenue du planning de la direction.

Classement et archivage avec rigueur.

2. Secrétariat technique:
Diffuser les informations entre la direction, le bureau, l’atelier.

Assurer la gestion administrative des chantiers:

- classement numérique,
- diffusion des CR de réunions,
- suivi documentaire,
- établissement des documents techniques (PPSPS, ),
- détachement des salariés hors Monaco.

Demander les autorisations diverses : Accès chantiers, dérogation, stationnement,

Assurer la relation avec les sous-traitants, prestataires et fournisseurs:

- Vérifier la bonne constitution des dossiers (réception des factures, contrats de sous-traitance, avenants, lettres de commandes).

Participer à la constitution des dossiers d’appel d’offres (pièces administratives, mise à jour des références, mémoire technique,).

Liste non exhaustive.

**INFORMATIQUE**:
Maîtrise du Pack-office, des outils de messageries et ERP.

**PROFIL**:

- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique.
- Notions de comptabilité.
- Autonomie, fiabilité et sens des responsabilités.
- Sens aigu de l’organisation et respect de la méthodologie.
- Excellentes capacités de communication et rédactionnelle.
- Anglais et/ou italien (lu, parlé, écrit) souhaité.

**EXPERIENCE**:

- Expérience souhaitée de 10 ans minimum.
- Connaissance du secteur du bâtiment appréciée.

**TYPE D’EMPLOI**
- Temps complet 40 heures hebdomadaires.
- CDI incluant une période d’essai de 3 mois.

**LIEU DE TRAVAIL**:

- Monaco

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 2 032,00€ à 2 536,00€ par mois

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- Prime semestrielle

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de gestion h/f ou similaire: 10 ans (Optionnel)

Langue:

- Français (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 04/11/2024

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