Responsable de Service Logistique Et Appui Aux évènements

À propos
de nous: 5ème employeur du territoire champardennais, l’Université de Reims Champagne-Ardenne emploie environ 2500 agents permanents localisés sur 6 sites. Choisir l’Université de Reims Champagne Ardenne, c’est intégrer une université dynamique, ambitieuse, innovante, ancrée sur son territoire et ouverte à l’international. C’est aussi contribuer à la qualité de vie et à la réussite de nos étudiants et favoriser le développement des projets de recherche. Mission: L’Université de Reims Champagne-Ardenne recrute un.e responsable de service logistique et appui aux événementsau sein de la Direction de la logistique et des moyens généraux, placé sous la responsabilité de la direction de la logistique et des moyens généraux. Une transformation structurante et porteuse de sens Dans le cadre de l’évolution de sa direction du patrimoine immobilier, l’URCA a engagé une démarche de restructuration visant à renforcer la cohérence, l’efficacité et la visibilité de ses actions en matière de gestion et de valorisation du patrimoine, ainsi qu’en pilotage des moyens généraux. Cette évolution se traduit par la création d’un pôle dédié aux patrimoines et moyens généraux. Il/Elle assurera le pilotage, l'organisation et le management du service logistique et appui aux évènements et sera garant de la qualité et de la fiabilité des données, des services ou des prestations fournis à l'établissement. Il/Elle aura les missions principales suivantes: Management, organisation et pilotage
- Manager entre 7 et 10 agents du service
- Rendre compte régulièrement des résultats et de l'activité du service à sa hiérarchie.
- Développer des outils de reporting et des indicateurs de performance/qualité.
- Gérer les autorisations d'engagement pour les lignes budgétaires allouées.
- S’assurer que les équipes sous sa responsabilité respectent l’engagement service public+ - Organisation des Espaces
- Assurer un niveau de qualité des espaces de travail et coordonner la réorganisation/aménagement technique des espaces.
- Piloter les projets d’aménagement et d’optimisation des espaces.
- Veiller au respect des normes et de la réglementation en matière d’agencement.
- Intégrer la démarche qualité dans la gestion des espaces.
- Coordonner les déménagements des services ou de collègues
- Préparer les équipements nécessaires à l’accueil des nouveaux collaborateurs. - Logistique Opérationnelle
- Gérer les flux et la traçabilité du courrier, des colis.
- Organiser la livraison de colis / marchandises ou de mobiliers sur les différents sites.
- Assurer le transfert des courriers internes et des parapheurs entre les sites rémois. - Appui évènementiel
- Coordonner l’organisation logistique des évènements de l’établissement
- Planifier et organiser les prestations en fonction des besoins exprimés
- Assurer un soutien logistique aux organisateurs d’évènements externes - Valorisation des locaux
- Accompagner la mise en œuvre de la valorisation des locaux
- Déploiement et suivi de la valorisation de ces locaux Profil:
- S’adapter avec agilité à des environnements en évolution, apprendre rapidement et intégrer de nouvelles responsabilités ou méthodes de travail.
- Communiquer efficacement, articuler des idées, écouter activement, partager l’avancement de leur travail et échanger avec différents interlocuteurs.
- Travailler en équipe de manière constructive, comprendre les émotions, gérer les tensions et accompagner les transitions.
- Maintenir un haut niveau de performance, même face à l’incertitude ou à des priorités changeantes. Connaissances
- Maîtrise de la commande publique et des procédures administratives.
- Connaissance de l'environnement universitaire et des objectifs de l'établissement.
- Compétences techniques en aménagement d'espaces, gestion des stocks et logistique.
- Soutien logistique et maintenance, réglementation et techniques des domaines
- Techniques de négociation
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles Savoir-faire
- Mettre en œuvre et encadrer les normes, procédures et règles du domaine
- Capacité d'organisation et de pilotage de projets multiples.
- Aptitude au management d'équipe et au développement des compétences.
- Construire et gérer une base de données et des tableaux de bord.
- Manipuler et interpréter des données chiffrées et rédiger des rapports techniques.
- Animer des groupes de travail pluri-compétences.
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité.
- Encadrer des équipes pluridisciplinaires
- Gérer les situations d’urgence - Savoir-être
- Sens de l'analyse et esprit de synthèse.
- Rigueur, autonomie et réactivité.
- Sens de l'initiative et force de proposition.
- Leadership et fortes qualités relationnelles - Contraintes du poste:
- Respect des délais, des budgets et des normes réglementaires
- Déplacements fréquents sur les sites de l'établissement et occasionnels hors région.
- Gestion simultanée de mul