Gestionnaire Administrative Sssi

L’INSA Lyon est la première école d’ingénieurs de France. Cet établissement public relevant de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche accueille plus de 6300 étudiants par an (dont 3100 logés sur site) et compte environ 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs, plus de 600 personnels administratifs et techniques et 650 doctorants. Le campus urbain Lyon Tech la Doua possède une surface totale de 100ha dont la moitié pour l’INSA Lyon. Il dispose de 3 pôles de restauration, 11 résidences et 130 clubs et associations étudiantes.

Le service a pour mission d'assurer la sécurité des personnes et des biens sur l'ensemble du campus relevant de l'INSA LYON 24h24, 7j/7 et 365 jours par an. Il participe à rendre le campus de l’INSA de Lyon toujours plus sécuritaire en étant prêts à faire face rapidement et efficacement à toute éventualité pour sauvegarder la vie, protéger les biens et préserver l’environnement. Il est composé d’un responsable, d’un technicien, d’une assistante en gestion administrative et financière, d’un apprenti sécurité, de 4 chefs d’équipe SSIAP 2, de 13 agents SSIAP 1 et 4 opérateurs PC Sécurité.

L'équipe est renforcée par une prestation externe couverte par un marché de mise à disposition d'agents SSIAP.

Le service 3SI est rattaché à la direction et est placé sous l'autorité hiérarchique directe du Directeur Général des Services Adjoint proximité et développement des campus

**Activités**

Le gestionnaire administratif assiste le responsable du service 3SI dans l’exercice de ses fonctions. Il participe à la gestion administrative et des ressources humaines de la structure.

Il est chargé d’exécuter notamment les tâches suivantes:

- Assurer le secrétariat du service : agenda du responsable du service, accueil téléphonique et physique, courriers
- Gérer les aspects logistiques de l’activité du service (organisation réunions, déplacements,) et contrôler les échéances
- Rédiger des notes, des courriers administratifs et les comptes rendus de réunions, en assurer la diffusion et le suivi de la mise en œuvre des actions
- Instruire et suivre les dossiers du service en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Organiser, planifier et ajuster l’activité des équipes de secours aux personnes, sûreté, sécurité incendie de manière à garantir la continuité du service 24h/24 et 7j/7 et permettre de fournir la ressource nécessaire au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche ou des évènements organisés dans les locaux et sur le campus et gérer le paiement des heures majorées
- Diffuser l'information relative aux procédures de gestion RH en interne (concours, formation, actualités,...) ainsi que l’information en externe
- Suivre et contrôler le déroulement des campagnes annuelles (avancement, entretien annuel d’évaluation...) au sein du service, en respectant les calendriers et en accompagnant les chefs d’équipe durant ces dernières
- Organiser et contrôler l’entretien et la vérification du bon fonctionnement de l’ensemble des équipements, installations et matériels de sécurité incendie (interface avec les prestataires chargés des vérifications réglementaires, exploitation des installations techniques,)
- Participer à la préparation et à la tenue des commissions et autres inspections réglementaires
- Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données/registres réglementaires relatives à la gestion du 3SI
- Réaliser les démarches concernant les poursuites de plaintes/réquisitions judiciaires/procès-verbaux
- Répondre aux enquêtes
- Assurer la gestion administrative des stagiaires et/ou vacataires du service (suivi des conventions de stage ou contrats, mise en paiement)
- Assurer le suivi des formations sécurité obligatoires du service
- Accueillir, informer et accompagner les agents dans leurs démarches administratives et évolution de carrière

**Profil recherché**

**Compétences et qualités requises**:
Techniques d’élaboration de documents

Anglais

Maîtrise bureautique

Techniques administratives et de communication

Capacité de synthèse et d’analyse

**Savoir être**:
Rigueur et fiabilité

Savoir rendre compte

Sens relationnel

Sens de l’initiative

Sens de l’organisation

Sens de la confidentialité

Bonne maîtrise de soi

Organisation

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : 1 804,00€ à 2 240,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- RTT

Programmation:

- Travail en journée