Responsable de Programmes Executive Education

HEC Paris est leader en matière de recherche et d'enseignement en sciences du management. Avoir de l'impact, non seulement sur le business mais sur la société au sens large, est la vocation première d'HEC Paris. Pour y parvenir, notre école dispose de trois atouts inestimables, qui sont aussi les piliers de son excellence : sa recherche, son enseignement et sa capacité d'action. Le triptyque THINK, TEACH, ACT est inscrit au cœur de la mission d'HEC. Depuis 140 ans, la communauté HEC Paris s'unit autour de cinq valeurs fondamentales et partagées : l'excellence, la curiosité, l'esprit entrepreneurial, la responsabilité et la diversité.

Au sein du pôle HEC Executive Education d'HEC Paris, le/la Responsable de Programmes travaille avec l'équipe pédagogique et l'entreprise cliente pour mettre en œuvre des programmes de formation sur mesure de grande qualité. Il/elle gère plusieurs programmes en parallèle, intervient aux étapes de conception, de réalisation et de suivi de chacun d'entre eux et est garant d'une expérience client réussie. La/le Responsable de Programmes coordonne les différentes parties prenantes au programme de formation pour en garantir un déroulement fluide et mémorable pour les participants.

**Principales responsabilités**:
Le/la Responsable de programmes travaille étroitement avec les Directeurs pédagogiques et Chefs de projets sur l'ensemble des actions de préparation et de production des séminaires sur mesure:
**_Phase de Conception du programme :_**
- Organisation et suivi des rendez-vous d'ingénierie et des réunions de coordination clients permettant la création ou l'adaptation des programmes,
- Réservation des lieux de séminaire et des dates d'animation auprès des intervenants et transmission des informations de paiement au service support back-office,
- Saisie des informations de paiement dans l'outil de suivi budgétaire.

**_ Phase de réalisation du programme :_**
- Préparation administrative et logistique des séminaires:

- Formalisation et transmission de documents aux participants du programme, tels que : programme de la formation, guidebook, listes des participants, convocations,
- Recueil et préparation des supports pédagogiques, recueil des souhaits et modalités d'organisation des intervenants pour un séminaire présentiel ou distanciel,
- Aide à la création d'un parcours digital dédié,
- Interface avec les hôtels et restaurants pour les réservations d'hébergement et de restauration,
- Organisation du séminaire (sur site HEC, lieu extérieur ou à distance):

- Agencement de la salle de formation selon les besoins recensés, ou de la plateforme de connexion dans le cadre d'un programme digital,
- Accueil des participants et présence aux moments clés du programme, interface suivi personnalisé des besoins des participants avant, pendant et après le programme.

**_ Phase de suivi du programme :_**
- Saisie des évaluations et diffusion aux intervenants et à l'entreprise,
- Validation de la rémunération des intervenants,
- Facturation clients,
- Mise à jour du budget pour veiller à la maîtrise des coûts.
- De formation Bac + 2 minimum, vous êtes parfaitement bilingue anglais-français avec expérience internationale
- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint) et aisance dans l'utilisation d'outils digitaux (Zoom, MS Teams, etc.)
- Forte disponibilité surtout pendant les périodes de séminaire en présentiel (soirs, week-ends, jours fériés) et pour des déplacements à l'étranger
- Sens du service client, commercial et relationnel
- Esprit d'équipe et flexibilité
- Rigueur et organisation
- Autonomie et prise d'initiative
- Poste basé à : Campus de Jouy-en-Josas (78) avec des déplacements à Paris et sur les sites où se déroulent les programmes en France et à l'étranger.
- Disponibilité souhaitée : dès que possible