Assistant Administratif Et Scolarité

Nous recherchons notre **Assistant administratif et scolarité H/F **pour rejoindre l’école **ITM Paris** situé à Paris 5ème dans le cadre d'un CDI.

**ITM Paris** (l’Institut Technique du maquillage) est un établissement de référence dans la formation du maquillage professionnel pour s’insérer dans l’univers de la mode, du spectacle, du cinéma, de la publicité et de la beauté.

Vous rejoindrez l’équipe de **Florence**, au service de missions administratives, commerciales, pédagogiques, RH et autres**:
**1. Gestion quotidienne de l’école (380 étudiants)**
- Participation au bon fonctionnement de l’école (courrier, ouverture ou fermeture de l’école ou des annexes, bon fonctionnement des machines : imprimante, réseau Internet ) ;
- Gestion des stocks de fourniture et commandes, demande de devis, négociation fournisseurs, relance, suivi des travaux ;
- Organisation logistique des évènements de l’école : salon, JPO et autres (réunions d’information, Remise de Prix ) ;

**2. Administratif **qualité et communication**:

- Digital & Com : relations avec le service communication, participation à la création de contenu, contribution à la mise à jour du site web,
- Qualité : participation à la mise en conformité et/ou maintien du niveau requis pour le label Qualiopi (OFA),
- Analyse des retours d’enquêtes et taux de satisfaction des étudiants, implication dans la satisfaction des étudiants HSM,

**3. Administratif scolarité et pédagogie**:

- Accueil des étudiant et enseignants,
- Suivi pédagogique des étudiants et des alternants et des indicateurs clés de réussite (enregistrement des dossiers d’inscription, saisie des notes et absences, assiduité, édition et envoi des relevés de notes semestriels et annuels, respect du règlement ),
- Constitution des classes, saisie des emplois du temps (ERP Hyperplanning / Cocktail) ;
- Gestion des accès et assistance technique aux étudiants et enseignants pour la connexion aux plateformes pédagogiques ITM Learn et LEA ;
- Préparation des réunions de rentrée, organisation des examens ; tirage des supports de cours,
- Gestion des enseignants (entre 30 et 50) : communication des plannings, récupération des pièces pour création des contrats, envoi des contrats, autorisations d’enseigner
- Réponses aux enquêtes obligatoires : CVEC (cotisation à la vie étudiante), SISE (Système d'Information sur le Suivi de l'Etudiant), SIFA (Système d'Information sur la formation des apprentis) et enquêtes de placements (suivi alumni)

**Profil recherché**:
Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique. Vous serez donc amené à faire quelques jeux cognitifs pour nous assurer que notre culture d’entreprise match avec vos valeurs et vos envies

Titulaire d’un Bac +2/3 minimum, de type Assistant Manager, vous justifiez de préférence d’une expérience de 2 ans sur un poste similaire.

**Compétences recherchées**:

- Maîtrise approfondie du Pack office,
- Utilisation régulière d’un CRM (de type Salesforce), et/ou d’un outil de gestion des étudiants,
- Maîtrise appréciée de l’outil de planification (Hyperplanning),
- Excellente expression orale et rédactionnelle,
- Capacités à communiquer (téléphone, messagerie, agenda électronique).

**Qualités personnelles**:

- Rigueur et organisation,
- Gestion des situations d’urgence, des imprévus et des priorités,
- Adaptation, réactivité et capacité d’écoute,
- Autonomie et goût du travail en équipe.

**Salaire **:26**-**28K€ brut annuel fixe

**Adresse principale **:Paris 5ème.

**Annexes**: Paris 13ème.

**Horaires **:39 heures par semaine (horaires classiques). Certaines JPO le samedi (3 à 5 par an).

**Avantages **:mutuelle à 50% ; ticket restaurants (8,50 € remboursé à hauteur de 50%) ; remboursement à hauteur de 50% du pass Navigo.