Alternant Assistant(E) Responsable Opérationnel

il y a 3 jours


Nice, France FRANCOPHONIA Temps plein

Assister le Responsable opérationnel dans la gestion des séjours et programmes Francophonia, en veillant à la coordination des différents aspects logistiques, administratifs et opérationnels. Garantir la qualité du service client et la bonne organisation des séjours pour les participants.

1. Coordination des Séjours
- Préparer et organiser les séjours (Avant/Pendant/Après) : planning, inscriptions, réservations excursions, relations partenaires (hébergement, transport, restaurant, cours, entreprises partenaires pour placement stagiaires, etc.).
- Assurer le suivi administratif des séjours : liste de participants, envoi et réception des documents administratifs, lettres d’invitation, attestations de participation, convention de stages, etc.
- Soutien au suivi budgétaire et gestion des coûts des séjours et programmes.
- Organisation et accueil physique des arrivées, départs et lieux de formation des groupes.
- Participation aux excursions et animations.
- Gestion du planning des cours en ligne et des webinaires.

2. Gestion Logistique
- Logistique repas et hébergement pour les groupes.
- Assurer la gestion des stocks de matériel nécessaire : documents, kits de bienvenue, supports d'information pour les participants, etc.
- Veiller à la bonne qualité des prestations en effectuant des vérifications et des suivis auprès des partenaires locaux.

3. Support Administratif
- Assurer la gestion des dossiers administratifs des partenaires et des participants et la mise à jour des informations dans la base de données (logiciels Hubspot et Fidelo) : mise à jour et classification des données, mailings, automatisation des communications et des process.
- Participer à la gestion des contrats, des facturations et du suivi des paiements clients et prestataires.
- Aider à la préparation des documents en lien avec chaque séjour et des informations pratiques pour les participants.
- Support pour la gestion des boîtes mail génériques de Francophonia.

COMPETENCES REQUISES
- Maîtrise de Microsoft365 et Excel en particulier
- Compétences rédactionnelles et expression orale
- Capacité d’organisation
- Rigueur
- Travail en équipe
- Autonomie
- Maîtrise de l’anglais, une autre langue étrangère est un vrai plus
- Goût pour les missions sur le terrain
- Aisance relationnelle

Type d'emploi : Alternance

Rémunération : 900,00€ à 1 300,00€ par mois

Horaires:

- Disponible le week-end
- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel



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