Assistant Administration Des Ventes

**QUI SOMMES-NOUS ?**:
**ARD **(15 M€ CA), acteur majeur des solutions de sécurité, a intégré le groupe **VITAPROTECH **en 2020 (180 M€). ARD présente de nombreuses références dans les domaines de l'enseignement secondaire, supérieur et de la recherche, de la santé, des administrations et collectivités.

VITAPROTECH reconnait et récompense la motivation, le savoir-être et la performance face à des projets challengeant en promouvant mobilité et formation.

***NOS SOLUTIONS**:
Les solutions ARD : contrôle d'accès, intrusion, vidéo, smart building, de gestion des identités, et de monétique privative.

***VOS MISSIONS**:
Basé(e) au siège de l’entreprise à GAP (05) au cœur des Alpes du Sud, vous garantissez le bon déroulement des ventes entre l’entreprise que vous représentez et ses clients, depuis la prise de commande jusqu’à la facturation, dans le respect des conditions générales de ventes et des contrats négociés. Avec en parallèle le suivi des premières relances clients.

Vous serez en contact permanent avec différents interlocuteurs internes (Assistantes commerciales, comptable, chargés d’affaires, production/logistique, Direction, Siège social ) et les clients.

Vous aurez également en charge, le suivi et la mise à jour des pièces administratives de la société, ainsi que de ses sous-traitants.

Rattaché(e) à la personne Responsable du service, vos missions principales sont les suivantes:
**Gestion et suivi des commandes**:

- Tenir à jour le fichier client
- Contrôler et garantir la conformité de l’enregistrement des commandes, en veillant au respect des conditions générales de vente et d’achat négociées. En garantissant l’exactitude des informations à transmettre aux services concernés (Administratif - Financier - Technique ).
- Transmettre l’accusé de réception de la commande au client et au chargé d’affaires pour prise en charge technique.

Au cours des différents process de la réalisation des affaires, suivre les possibles actions et échanges entre les services concernés, en respectant les process et obligations administratives validées en amont (bon de retour - Echange matériels...).

**Gestion et suivi de facturation**:

- Garantir et respecter les informations et obligations administratives et financières relatives à la vente entre les parties prenantes.
- Veiller au respect des conditions générales de vente et d’achat négociées.
- En parallèle de votre Manager, vous gérez la facturation, les avoirs clients, en les transmettant au client, via leur process de dématérialisation associé (Mail - Chorus - Plateforme ), ainsi que les impayés ou les litiges éventuels.

**Gestion Administrative**:

- Tenir à jour le fichier client
- Suivre la mise à jour des documents administratifs de la Société via différentes plateformes
- Assurer le suivi des pièces administratives de nos sous-traitants

**PROFIL RECHERCHE**:
De formation de niveau BAC + 2 minimum (DUT GEA / PME-PMI, Gestion...) ;
Expérience dans un poste similaire, dans un environnement PME ( 3 à 5 ans );
Bonne maîtrise des ERP et logiciels de gestion (SAGE )

Excellente maîtrise des outils de bureautique et notamment EXCEL

Connaissance des bases de la comptabilité et de gestion d’entreprise

Connaissance des outils de suivi et de gestion de contrats, Marché

En liaison directe avec les clients, et l’ensemble des services de l’entreprise pour la gestion des différentes tâches ADV, votre activité nécessite adaptation, organisation et rigueur.

*** Soft skills**:

- Sens du service client ;
- Rigueur et organisation ;
- Savoir prioriser les tâches ;
- Goût du travail en équipe ;
- Autonomie sur les tâches ;

**POURQUOI NOUS REJOINDRE ?**

Nous sommes une société à taille humaine (70 personnes), basée à GAP au cœur des Alpes du Sud

Vous travaillez avec des équipes ouvertes et bienveillantes et un management fondé sur la confiance, le soutien et la responsabilité.

Vous aurez un accès à notre Plateforme e-learning

Le groupe **VITAPROTECH** offre des possibilités d’évolution et mobilité France et International

Nous bénéficions d'un parking privé, du café illimité Tous les lundis, nous avons une corbeille de fruit de saison gratuite

Vous pouvez bénéficier de la **Prime de Mobilité Durable **si vous covoiturez ou venez à vélo (jusqu'à 600€/ an) et 75% de votre forfait si vous prenez les transports en commun

Pour les fêtes de fin d’année **VITAPROTECH** nous offre des **chèques cadeaux** pour nous et nos enfants

La mutuelle entreprise est **prise en charge à 60%** et les tickets restaurant sont pris en charge à 60% par l'employeur

Si vous bénéficiez de RTT, vous pouvez vous les faire racheter

Vous bénéficiez aussi de la** Prime de Participation**

Dans le programme **VITAPROTECH**, vous pouvez obtenir une **Prime de Cooptation** de 1000€

Nous sommes également engagés, dans une dém