Assistant de Direction

**À propos de nous**:
**AFFECTATION**

Le service des personnels enseignants (SPE) est l'un des quatre services qui composent le Pôle RH, avec le service des personnels BIATSS, le service de développement des ressources humaines et le service prospective et qualité RH. Il est constitué d’une équipe de 15 personnes.

Le SPE a en charge la gestion administrative et financière des personnels enseignants de l’Université Bourgogne Europe de toutes catégories, titulaires, contractuels et vacataires. Le service est également en charge de l’organisation des diverses campagnes de recrutement et d’opération liée à la carrière (avancement, primes ).

**Mission**:
Sous la responsabilité de la cheffe du service et de son adjointe, l’assistant.e de direction assure les missions de secrétariat de service ainsi que la gestion de certains dossiers spécifiques.

**Assurer le secrétariat de direction du service**
- Gérer les communications téléphoniques et l’agenda du chef de service
- Accueillir au téléphone et physiquement les personnes se présentant dans le service
- Traiter le courrier du service à l’arrivée et en assurer la distribution après qu’il ait été vu par le chef de service
- Effectuer une première relecture du courrier départ mis dans les parapheurs
- Faire signer et circuler les parapheurs
- Saisir des courriers et des circulaires
- Diffuser et archiver l’ensemble des circulaires émises par le service
- Commander les fournitures pour le service
- Organiser des réunions (réservation de salles, création d’équipe TEAMS )
- Préparer, en relation avec le chef de service et son adjoint, les dossiers destinés aux différentes instances et groupes de travail
- Tenir le planning des congés des personnels du service
- Réaliser les enquêtes relatives aux mouvements de grève auprès des composantes
- Assurer le suivi des conventions pour leur passage en Conseil d’administration en lien avec le PAJI

**Gérer des dossiers spécifiques**
- Assurer la gestion des demandes et renouvellements d'éméritat
- Publier et assurer l’actualisation des contenus du service sur le site Internet et Intranet
- Assurer la liaison avec le pôle TOSCA (service des retraites) : gestion des rendez-vous des personnels
- Assurer l’instruction des ordres de mission à l’étranger pour les personnels enseignants de l’université

**Profil**:
Les compétences attendues sont les suivantes:

- Organisation et gestion du temps : planifier son emploi du temps, gérer les priorités, traiter plusieurs tâches simultanément
- Communication efficace : communication claire et concise, tant à l’oral qu’à l’écrit, adaptée aux circonstances (comprendre les besoins de l’interlocuteur, poser des questions pertinentes)
- Maîtrise des technologies de l’information : compétences en logiciels de traitement de texte, tableur et présentation
- Capacité à gérer le stress, résolution de problèmes avec efficacité
- Sens du service public : courtoisie, professionnalisme, attention aux besoins des agents
- Capacité à travailler en équipe : collaboration avec les autres membres de l’équipe
- Proactivité : Anticiper les besoins, prendre des décisions de manière autonome, améliorer les processus internes
- Discrétion : respect de la confidentialité et des informations sensibles
- Adaptabilité : s’adapter rapidement aux changements et imprévus dans l’environnement de travail

Une expérience dans le domaine, si elle peut être appréciée, n’est pas nécessaire.

**CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE**
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
- Contrat : CDD 1 an renouvelable, catégorie C
- Rémunération : à partir de 1806 € brut mensuel selon expérience, diplôme, parcours professionnel