Assistant Opérationnel

**RECRUTEMENT DANS LE CADRE D'UN REMPLACEMENT DE CONGE MALADIE**

**L’assistant opérationnel H/F est garant**:

- De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction Opérationnelle ou de la Direction de projet (Chargé(e) d’affaires : Responsables aménagement, Ingénieur(e)s-chargé(e)s d’opérations, architectes-urbanistes )
- De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers )

Entre les trois Directions Opérationnelles et les trois Directions de projets de l’établissement, l’assistant(e) pourra être amené(e) à remplacer les autres assistants opérationnels pendant les périodes d’absences afin d’assurer la continuité du service.

**ASSISTANCE DE DIRECTION**
- Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueillir les visiteurs,
- Gérer les appels téléphoniques entrants,
- Gérer l’agenda du Directeur et des équipes projet
- Traiter le courrier,
- Rédiger et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),
- Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,
- Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction opérationnelle ou de projet pour la préparation des dossiers de reporting (financiers, autres, etc. )
- Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de l’ensemble des membres rattachés à la Direction Métier, suivi des frais correspondants
- Gérer les indemnités kilométriques
- Gérer les commandes fournitures

**ASSISTANCE ADMINISTRATIVE et FINANCIERE**

ð Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 25 000 euros
- Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) sous contrôle du Directeur Opérationnel : vérification du devis (cohérence des dates, dans le cadre des marchés à bons de commandes prix BPU et prix nouveaux)
- Demande de création de fournisseur auprès du service financier et de modification des données fournisseurs en cas de besoin (changement adresse, SIRET)
- Création et suivi des engagements sous logiciel financier SIFOW
- Demande de transfert de budget en cas de besoin avec référence demande achat
- Suivi des validations des demandes d’achats par le service financier
- Traitement des retours du service financier pour envoi aux fournisseurs (engagement et bon de commande) et service facturier
- Scan du devis sur Sifow dûment validé et signé par les personnes habilitées par la délégation de signature
- Envoi auprès prestataires
- Suivi et classement tableau chrono assistantes et tableau de la direction opérationnelle

ð Dans le cadre des marchés à procédure adaptée, marché inférieur à 50 000 euros
- Demande de formalisation avec envoi de la fiche (marché 25-50) établie par le chargé d’affaire par mail sur la boîte générique du service achat
- Lancement de la consultation auprès des prestataires
- A réception des trois offres fournisseurs, mise en circulation du rapport d’analyse pour signature
- Rédaction et envoi des courriers d’attribution ou de déliement
- Vérification de l’envoi de la notification du marché auprès du prestataire retenu
- Mise à jour du tableau de suivi de la direction opérationnelle et chrono assistante
- Enregistrement réseau des pièces notifiées

ð Dans le cadre des marchés formalisés supérieurs à 50 000 euros et 90 000 euros
- Transmission au service achat de la fiche de formalisation des contrats, cahier des charges ou CCTP établis par le chargé d’affaire ainsi que les pièces annexes
- Dans le cas d’une consultation de MOE supérieure à 90 k€ - préparation avec le chargé d’affaire de la note CESR, transmission au service achat pour validation et inscription auprès la direction générale pour passage en CESR
- Mise à jour le tableau de suivi de la direction opérationnelle et prévisionnel de budget des plus de 50 k€ et 90 K€ avec vérification des fiches de formalisation en lien avec le service achats.
- Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation
- Circulation en interne si nécessaire dans le cadre de la consultation de la note CGEFI
- Réception des marchés notifiés, classement réseau, mise à jour tableau de suivi de la direction opérationnelle concernée et vérification en parallèle du tableau prévisionnel des marchés, transmission MOE d’un exemplaire marché notifié

ð Dans le cadre des marchés subséquents relatifs aux accords-cadres
- Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire
- Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’