Assistant Aménagement Promotion

L’Assistant(e) du service joue un rôle de facilitateur et de relai d’information auprès des équipes du Service. Il (elle) apporte un soutien quotidien aux équipes sur des activités spécifiques et anticipe les besoins afin d’en optimiser l’organisation.

Il (elle) apporte notamment son soutien auprès de la Direction du Service et des équipes dans la prise de rdv, le traitement administratif des dossiers d’opérations sur le volet travaux, montages opérationnels et apporte son soutien dans le cadre du bon déroulé de l’expérience client.

Il (elle) est chargé(e) d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec la Direction Générale Adjointe, les élus ainsi que les différents partenaires.

**Administratif chantiers**
- Assistanat administratif des chargé(e)s d’opérations (courriers entreprises, appels entreprises )
- Suivi contrats BET
- Convocation AO
- Envoi courriers OPPBTP, inspection du travail
- Préparation des dossiers de demande d’assurance DO/CNR/TRC
- Planification des visites qualités (4 mois et 1 mois avant livraison), préparation du document de visite, établissement du CR, gestion des validations.
- Etablissement PV livraison client
- Traitement des PV de livraison (envoi demandes aux entreprises et transmission liste à assistante SAV pour insertiondans tableau global)
- Organisation et préparation des réunions de livraison + 3 mois,établissement du compte renduet suivi des actions en lien avec le chargé d’opération
- Organisation et préparation des réunions de livraison +1 an, établissement du compte rendu et suivi des actions en lien avec le chargé d’opération
- Suivi rendu contrôle interne (fiche sécurité, mention CR chantier,RFCT)

**Administratif entreprises**
- Information entreprises du lancement de l’AO
- Convocations entreprises aux négociations
- Compilation du dossier marché travaux sur plateforme web pour mise en signature aux entreprises
- Pilotage et vérification des signatures par les entreprises, relance le cas échéant
- Réalisationsdes notifications, OS, AE
- Convocation entreprises réunion 0
- Etablissement PV réception entreprises
- Gestion et suivi signature PV de réception
- Etablissement PV levées réserves
- Convocations entreprises pour signature PV de levées réserves au plus tard 3 mois après livraison

**Administratif montage et pilotage administratif**
- Mise à jour des tableaux de bords de pilotage (réservations, actes )
- Gestion administrative des projets de développement immobilier en PSLA, en VEFA, en coordination avec les équipes internes, nos clients, nos partenaires institutionnels et commerciaux
- Participation à la réalisation des dossiers commerciaux
- Mise en œuvre et organisation du suivi de l’ensemble des démarches liées aux dossiers PC et recours (affichage, constats d’huissiers, H1,)
- Montage et suivi des demandes d’agréments PSLA
- Mise en ligne des documents commerciaux sur une plateforme web
- Vérification des compromis des ventes des terrains à bâtir pour contre-signature par la Direction
- Pilotage des actes notariés des terrains à bâtir auprès des notaires selon les objectifs fixés par la Direction
- Suivi des procès-verbaux de réception des parcelles de terrains avec libération des cautions
- Réceptionner, assurer la bonne conformité et le dépôt des dossiers de subvention

**Administratif clients**
- Préparation des dossiers clients en vue des RDV technique
- Prises de rendez-vous pour points techniques en lien avec les chargés d’opérations
- Préparation des RDV de choix et du showroom (fiches prestions )
- Prise de rendez-vous visites cloisons
- Organisation et préparation des réunions acquéreurs
- Préparation des courriers de livraisons (3 mois et livraisons)
- Réalisation des formulaire H1 et H2 pour PSLA et invendus
- Gestion des commandes de cadeaux clients
- Préparation des boites de livraisons
- Préparation des PV de livraison

**Divers**
- Accueil téléphonique et physique (dans le cadre de rdv avec des externes) du service Promotion.
- Traitement du courrier du service Promotion
- Organisation des agendas de l’équipe (réunions avec des partenaires externes, réunions d’équipe )
- Rédaction des courriers à partir de consignes
- Préparation des documents internes pour les instances CA, AG..
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur aux services concernés à partir des consignes de la direction)
- Rédaction de CR de réunions internesPréparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission de la direction du service et des équipes (documentation, PV, notes diverses )
- Gestion des besoins et nécessités de commande de fournitures du service Promotion.
- Garant de la réalisation de l’ensemble des