Gestionnaire Des Dossiers Médicaux Papiers Et

**Descriptif**

Gestionnaire des dossiers médicaux papiers et numériques
Service Central des Dossiers Médicaux
Missions du service:
Le service des archives a pour but de mettre à disposition les dossiers médicaux aux services concernés tout en respectant les procédures de traçabilité. Le service est également composé d’une cellule de numérisation qui procède à la transformation des données papiers sous format numérique.
En moyenne, 2210 dossiers sont traités par jour aux archives, soit 123 dossiers par agent.
- ____________________
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Le service est composé de 18 agents avec deux équipes en horaires décalés:

- Equipe 1 : consultants : 08 H 00 - 15 H 30 : chargée de la recherche et de la traçabilité des dossiers médicaux mis à la disposition des services de soins
- Equipe 2 : classeurs : 10 H 00 - 17 H 30 : chargée de la traçabilité des retours, des créations et du classement des dossiers médicaux.
- Equipe 3 : numérisation : 08 H 00 - 17 H 30 : chargée de la numérisation avec importation des documents médicaux dans Orbis.

Poly-compétence du personnel qui peut intervenir sur les trois équipes.
L’ensemble des dossiers médicaux sont répartis sur plusieurs secteurs d’archivage : bâtiment Laennec, Clinique Robert Debré, Bâtiment Hamburger.
Missions générales:

- Mettre à disposition les dossiers médicaux en respectant les procédures de traitement mises en place
- Classer les dossiers médicaux selon le référencement retenu par l’établissement
- Assurer la traçabilité informatique dans GDM de tous les mouvements de dossiers médicaux selon les procédures définies (création, prêt, retour, externalisation, transfert )
- Construire des requêtes informatiques à partir du logiciel métier
- Commander les dossiers externalisés et en assurer la traçabilité et le suivi en respectant la procédure et l’organisation mises en place
- Acheminer les chariots de dossiers médicaux au point de livraison en consultation et récupérer les chariots de dossiers à réintégrer selon l’organisation définie
- Classer, scanner et/ou archiver les documents de traçabilité
- Assurer l’accueil et la permanence téléphonique
- Assurer la bonne tenue des magasins d’archives (réfection et indexation des pochettes, conditionnement en rayonnage)
- Réaliser des inventaires hebdomadaire, mensuel et annuel de l’existant et en assurer les corrections nécessaires
- Assurer le déploiement des fonds d’archives selon les nécessités de gestion des différents lieux de stockage, en respectant les organisations mises en place
- Assurer l’élimination des archives selon les consignes et les organisations mises en place par le cadre
- Accompagner les nouveaux personnels, sous le contrôle du cadre
- Participer éventuellement à des groupes de travail pour l’amélioration continue de la qualité du Service Central des Dossiers Médicaux
- Réceptionner et trier des dossiers médicaux afin de numériser des documents dans Orbis en suivant les procédures : circuits, référentiel, charte de nommage et traçabilité
- Réceptionner des documents médicaux des services de soins sur une adresse mail afin d’alimenter le dossier informatisé Orbis selon les procédures de recherche et de contrôles des documents à insérer
- Assurer la traçabilité informatique dans ORBIS et GDM des dossiers numérisés
- Alimenter et veiller à la bonne tenue du dossier informatisé Orbis
- Respecter les règles d’identito-vigilance et signaler les incidents à la cellule d’identito-vigilance selon la procédure mise en place
- Respecter les règles d’élimination règlementaire des documents médicaux papier numérisés selon la procédure définie

QUOTITE DE TRAVAIL
- Quotité de travail en 7h36 et à 100%
- Du lundi au vendredi - Repos week-end et jours fériés
ORGANISATION DE TRAVAIL
Amplitude horaire du service : 8 H 00 - 17 H 36
Horaire des équipes : 08 H 00 - 15 H 36
10 H 00 - 17 H 36
SAVOIR FAIRE
- Identifier le parcours patient et du dossier papier et numérique
- Assimiler, comprendre et maitriser des procédures de travail : circuits patients, circuits et gestion des dossiers médicaux papier et de la numérisation, règles d’identito-vigilance
- Utiliser une procédure, un code, un langage spécifique à son domaine
- Identifier, analyser et évaluer à distance les situations d’urgence et adapter son comportement et sa pratique professionnelle à des situations critiques pour répondre aux nécessités médicales
- Evaluer une charge de travail
- Analyser et restituer des informations au regard de son métier, en respectant le secret professionnel
- Utiliser et maitriser les outils bureautiques : Outlook, Word, Excel
- Utiliser et maitriser les logiciels métier : Orbis, GDM
- Utiliser et maitriser du matériel informatique : scan, multifonction
- Organiser et classer des données, des informations et des documents papiers et num