Chargé(E) de Gestion Administrative

DGA Direction générale des services

**Secteur d'activité**
- Autre**Filière**
- Administrative**Catégorie**
- A**Cadre d'emplois**
- Attachés territoriaux**Référence**
- i10862
- Description CollectivitéLa Direction de l'Administration Générale et du Protocole, sous l'autorité directe de la Directrice Générale des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d'organiser l'ensemble du fonctionnement logistique et technique de l'Hôtel de Ville et du Palais du Pharo, au cœur de l'administration municipale.

Contexte

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole est dotée de 4 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l'institution:

- Le service du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements ;
- Le service manifestations et logistique, chargé d'organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique ;
- Le service administration générale de l'Hôtel de Ville, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l'Hôtel de Ville ;
- Le service Pharo chargé de la gestion et de la commercialisation des espaces de congrès, d'accueil et de représentations de la Ville.

La Direction de l'Administration Générale et du Protocole recrute aujourd'hui, en faveur de son Service Protocole, un(e) chargé(e) de gestion administrative.

**Missions**

Votre rôle consistera à:

- Suivre et élaborer le budget avec les services de la Direction ;
- Participer et contrôler la procédure comptable, financière et budgétaire en lien avec la Direction d'Appui Fonctionnel et la Direction des Finances ;
- Programmer des achats et élaborer un calendrier à N+3 ;
- Gérer des procédures de marchés et d'achats, de la rédaction des pièces à l'exécution en passant par la consultation, l'analyse et la notification ;
- Appuyer et conseiller les services opérationnels sur les différentes fonctions achats ;
- Apporter un renfort administratif au Directeur (rédiger des notes et des courriers), participer aux réunions relatives au budget et aux finances et informer le Directeur ;
- Suivre les budgets alloués, alerter sur d'éventuels dépassements à prévoir ;
- Assurer la gestion administrative des factures ;
- Répondre aux requêtes émanant des personnes attendant un paiement ou un remboursement ;
- Assurer la dématérialisation des documents comptables ou financiers ainsi que celle des marchés publics ;
- Organiser et effectuer l'archivage des dossiers marchés ;
- Établir la programmation annuelle des achats et proposer des techniques d'achats nouvelles ;
- Rédiger et suivre les procédures de marchés (consultation, analyse, notification) ;
- Suivre la bonne exécution des marchés et leur date de validité ;
- Produire des tableaux de bord ;
- Instaurer des indicateurs qualité.

**Votre profil**
- Titulaire d'un diplôme Bac + 3, Bac + 4 et/ou du grade d'attaché territorial, vous avez une expérience solide dans le domaine administratif, notamment en finances et marchés publics, et vous connaissez l'environnement territorial.

Vous maîtrisez le pack Office et disposez de bonnes compétences en informatique vous permettant de vous adapter à l'utilisation de nouveaux logiciels.

Organisé(e), vous avez l'esprit d'équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité.

Vous êtes en mesure d'appliquer les consignes données et de vous adapter à un nouvel environnement de travail.

Dynamique et rigoureux(euse), vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion, vos excellentes qualités relationnelles et vos capacités de travail dans l'urgence.- Compétences**Vos avantages**
- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ).

**Lieu de travail**
- Hôtel de Ville - Espace Jules Verne - 13002 Marseille