Assistant de Direction a Metz

Rejoindre le Département de la Moselle, c’est travailler dans une collectivité de plus de 3 200 agents engagés pour son territoire et ses habitants.

Plus de 140 métiers sont représentés dans les domaines suivants : administratif, technique, culturel, social, médico-social, sur ses 5 territoires (Metz-Orne ; Thionville - Hayange ; Forbach - Saint-Avold ; Sarreguemines - Bitche, Sarrebourg - Château-Salins).

**Motivé, dynamique, révélez votre potentiel Avec ou sans concours, que vous soyez diplômé ou non, jeune, senior, en situation de handicap, trouvez le poste qui vous correspond. Votre aventure professionnelle se construit en Moselle **

Collectivité de proximité par excellence, le Département est un acteur local incontournable, garant de la solidarité des personnes et des territoires sur l’ensemble de la Moselle. Entre les missions qui lui sont dévolues par la loi, les politiques volontaires mises en place pour favoriser le bien-être des Mosellans et l’attractivité du territoire, le Département influe sur le quotidien de centaines de milliers de personnes, hommes, femmes, enfants, nourrissons, seniors ou personnes handicapées, collégiens, acteurs associatifs, sportifs,.... Les services départementaux assurent la mise œuvre des politiques publiques départementales ; près de 3200 agents mettent en œuvre au quotidien ces politiques départementales pour apporter le meilleur service public à la population, sur l’ensemble du territoire mosellan.

Rattaché à la Directrice du Service Social Départemental vous assurez:

- l'organisation quotidienne des agendas de la Directrice, de la Directrice Adjointe et de la Conseillère Technique en Intervention Sociale
- la facilitation de la coordination et des liaisons entre la Direction, les 11 Pôles de Service Social Polyvalent, le Service Social Spécialisé, le Bureau de Gestion Administrative et Financière des Dispositifs Transversaux, les autres Directions et Services au central, et les partenaires
- le suivi des demandes émanant de l'interne et/ou de l'externe à la Collectivité
- être force de proposition pour toute rédaction de mail, note, courrier...
- la garantie du suivi des échéances et procédures
- l'organisation du travail en binôme avec l'Assistante des Ressources Humaines pour assurer son remplacement lors de son absence
- l'appui administratif de la Direction sur des dossiers ponctuels

**Appui à la planification et à l'organisation de l'activité de la Directrice, son Adjointe et sa Conseillère technique en Intervention Sociale**
- assurer l'organisation quotidienne de leur travail, en assurant le secrétariat
- gérer et planifier, de manière optimisée leur agenda
- organiser la réservation de salles pour les réunions

**Coordination et circulation de l'information**
- transmettre et collecter l'information en constituant la liaison entre la Direction et les interlocuteurs internes et externes
- s'assurer du suivi des demandes du Cabinet, du Directeur Général des Services
- s'assurer du suivi des demandes de l'Assistante du DGA concernant le recensement de points divers à évoquer lors de réunions ponctuelles et assurer le suivi des demandes du SRAT

**Gestion du courrier et des relations Usagers**
- s'assurer du suivi des demandes émanant des usagers, des élus
- harmoniser les pratiques des écrits au sein des services de la DSSD
- rédiger et assurer le suivi des courriers et notes sortants, sous l'autorité du supérieur hiérarchique
- contribuer à la bonne image de la Direction
- garantir la qualité des documents émis par la Direction, et ceux émis par les services de la DSSD, en effectuant une relecture approfondie

**Garantie du suivi du respect des échéances et de la procédure concernant les dossiers de demande de subvention**
- veiller à l'envoi des AR, refus, notification d'accord de subventions aux associations
- veiller au suivi de la bonne instruction des dossiers (logiciel interne)
- veiller au suivi de l'envoi du contrat pour signature par le Président de l'association et par le Président du Département
- veiller au suivi des dossiers dans les différentes étapes

**Gestion et suivi des dossiers**
- préparer la trame du projet
- préparer la convention
- déposer les éléments du rapport
- gérer l'envoi de la convention pour signature
- donner l'ordre de mandatement
- ponctuellement, venir en appui sur des dossiers innovants

**Actions collectives territoriales : en lien avec la Direction et l'Assistante en charge des Actions Collectives**
- recenser les projets trimestriels des Chefs de service, élaborer et établir le récapitulatif, participer à l'arbitrage des projets, informer les services des validations et/ou observations de la Direction
- veiller au bon suivi de l'enveloppe annuelle budgétaire
- être titulaire d'un diplôme en secrétariat et/ou assistant de direction ou tout autre titre en secrétariat
- avoir une expérience de minimum 2 ans en qualité d'assistant de direction et/ou secrétariat
- connaître le cadre institutionnel
- maîtrise de la